Digitalización de documentos: ventajas y potencial I

digitalizar documentosLa digitalización de documentos es la solución para agilizar la consulta y poner a resguardo los valiosos documentos corporativos, asegurando su integridad.

Lo que empezó siendo un escaneo, avanzó con el correr del tiempo y la evolución tecnológica, incrementando sus funcionalidades y posibilidades, para acompañar la transformación digital de las empresas e incrementar su eficiencia. En esta nota vamos a hablar de las ventajas que supone y el próximo mes desarrollaremos el potencial y los avances específicos que se han dado en este campo.

Una de las principales ventajas de la digitalización de documentos está dada por encontrar la información más fácilmente, teniendo acceso distintas personas/áreas/sucursales al mismo tiempo al mismo documento, si fuera necesario, inclusive en distintas locaciones o en el transcurso de viajes de trabajo.

Ante un problema que requiere urgente atención y resolución, el acceso simultáneo de todos los roles que precisan analizar el tema y su documentación es clave, sin riesgo de rotura o pérdida en el proceso y sin necesidad de trasladarse o posibilidad de demora asociada al envío de los documentos. Y no olvidemos que el acceso inmediato, controlado, seguro y simultáneo a los documentos significa también ahorros de tiempo y mejoras de eficiencia.

 

Listamos a continuación algunas ventajas de las soluciones de digitalización de documentos de Doctec:

 

  • Reducción de costos de fotocopiado/impresión y distribución de documentos.
  • Reducción de costos vinculados al almacenamiento físico (Archivo, Traslado, etc.).
  • Protección de los valiosos documentos originales, frente al riesgo de pérdida, daño o rotura derivado del normal uso de los mismos.
  • Servicios y Software certificados bajo normas internacionales de Calidad ISO9001:2008
  • Integración a los procesos administrativos/operativos existentes en la organización.
  • Disponer del acceso seguro y controlado a los documentos confidenciales, y de su monitoreo desde el módulo de auditoría.
  • Complemento para la administración de la documentación requerida por procesos certificados bajo normas de Calidad
  • Captura y Consulta Centralizada o Descentralizada, de los documentos.
  • Acceso seguro y controlado a los legajos digitalizados, por parte de los usuarios autorizados previamente.
  • Flexibilidad en la implementación: En instalaciones del cliente o en instalaciones propias.
  • Adecuación de los procesos de captura documental, a las características propias del documento o proceso documental del Cliente.
  • Acceso inmediato a la información contenida en los Legajos del Personal.

La digitalización de documentos avanzó hacia el concepto más amplio de la gestión documental y sigue desarrollándose por el camino de la Transformación digital, que tiene un alto potencial de mejoras cada vez más significativas en lo concerniente a eficiencia y ahorros de costos y tiempos. Próximamente vamos a hablar en este medio del potencial y las nuevas herramientas a nuestro alcance.