Lo nuevo de ManageFile: Notificación de vencimiento automática.
La organización es clave en las empresas y cada área tiene determinadas tareas a cargo, algunas de las cuales pueden verse influidas por documentos con fecha de vencimiento.
El área de Recursos humanos controla los vencimientos de los contratos de pasantías o del personal en período de pruebas., el área de ventas controla el vencimiento de las órdenes de compra de sus clientes. En el área de Legales por su parte puede haber diversos tipos de contratos con vencimiento.
Hemos desarrollado una nueva función en el módulo ManageFile-Mailing, que verifica y notifica los vencimientos y puede anticiparlos, avisándonos mediante un correo electrónico, evitando de esta manera las consecuencias que pueden traer aparejados los vencimientos no esperados.
Estar notificado con la debida anticipación respecto a un vencimiento nos aporta el tiempo necesario como para avisar, renegociar, actualizar o tomar una decisión, dependiendo del documento en cuestión, este período de tiempo previo deriva en ahorros de tiempo y dinero por tomar una decisión en el tiempo requerido.
En el caso por ejemplo de las órdenes de compra, al producirse el vencimiento no se puede seguir facturando. Si estamos notificados con anticipación podemos solicitar la renovación, rearmar el presupuesto para recotizar y resolver el tema previo a su vencimiento, evitando demoras en la cobranza.
En cuanto a los contratos de personal por ejemplo, al no mediar comunicación si vence el período de prueba la persona queda incorporada como personal efectivo a la organización. De estar notificados con la debida anticipación se puede tomar la decisión sobre la incorporación definitiva consultando al jefe o personal en contacto directo con la persona y teniendo en cuenta las necesidades de la empresa en el mediano plazo, es decir, considerando los pros y contras y tomándolos en cuenta para que la definición sea óptima para la empresa.
En el caso de las facturas es también muy útil conocer previamente su fecha de vencimiento, ya sea para proceder a su pago, en el caso de facturas de proveedores, o bien para realizar la gestión de cobranzas correspondiente, en el caso de facturas de clientes.
En definitiva, esta nueva función de notificación de vencimiento automática puede ser clave en la gestión diaria de documentos.
