Tips para el Ahorro con Digitalización y Gestión Documental

La digitalización de documentos y la implementación de software de gestión documental no solo modernizan los procesos, sino que también pueden generar significativos ahorros para las empresas.

Aquí te presentamos algunos tips para garantizar un ahorro efectivo:

  1. Centralización de Documentos: Un primer paso crucial es centralizar todos los documentos relacionados con los empleados y la contabilidad en un sistema de gestión documental.

Esto facilita el acceso rápido y eficiente a la información, eliminando la necesidad de buscar en archivos físicos y reduciendo el tiempo dedicado a tareas administrativas.

  1. Implementación de Recibos de Sueldo Electrónicos: La transición a recibos de sueldo electrónicos no solo es eco-amigable, sino que también reduce los costos asociados con la impresión y distribución física de documentos.

Además, la seguridad y la integridad de la información se mejoran significativamente al eliminar riesgos asociados con pérdidas o extravíos de documentos en papel. Seguí leyendo

¿Qué aporta el asesoramiento en Trasformación digital documental?

En nuestra diaria jornada de trabajo en Doctec recibimos distintas consultas que requieren asesoramiento tales cómo:

-¿Qué documentos necesito conservar en papel legalmente?
-¿Por dónde me conviene empezar a digitalizar?
-¿Dónde están las oportunidades de ahorro con proyectos de Transformación digital documental?

En base a las dudas que surgen en cada empresa y a la estructura y procesos que la caracterizan hay distintos cursos de acción que pueden ser más efectivos.

En líneas generales hay buenas prácticas en Transformación digital documental que conviene tomar en cuenta. La idea siempre es que digitalizar sea una inversión que rinda frutos, nunca un gasto.

Uno de los temas que genera más consultas es qué documentos se pueden descartar, luego de digitalizarse, ya que esto involucra ahorros de espacio, de envío y más, además de ser mucho más fáciles de encontrar y aumentar la eficiencia.

En Doctec tenemos un servicio especial llamado Racionalización del Archivo Documental.

¿En qué consiste? Seguí leyendo

Firmar contratos mucho más rápido es posible

¿Hay contratos que son particularmente importantes en tu empresa?

¿Definitorios de ventas?

¿Clave en la facturación?

¿Y cuánto tiempo lleva la burocracia de la firma?

Y en todo ese tiempo ¿A veces se pierden clientes?

¿Complican los resultados mensuales? ¿No llegás a los objetivos del mes por las demoras en los contratos?

Ese tipo de situaciones eran muy habituales en la década pasada pero hoy en día cada vez más infrecuentes.

Porque la tecnología puede ayudar y mucho!

Hoy en día hay una plataforma de firma digital y electrónica que resuelve todo: DocTec Sign. Seguí leyendo

Claves de los recibos de sueldo digitales

Recibos de sueldo

Los recibos de sueldo digitales son una solución muy eficiente y que ayuda a ahorrar costos.

 

¿Qué beneficios traen?

¿Qué tipo de empresas suelen tener más interés?

En cuanto a beneficios podríamos dividirlos en ahorros monetarios y en una mejora de la eficiencia.

 

Los ahorros son múltiples: gastamos menos en papel y en la logística de entrega. Ni hablar de las multas del Ministerio de Trabajo que podremos evitar en el caso de no contar con los recibos firmados por el personal.

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Proveedores: Gestión optimizada de autorizaciones de pago.

¿La cadena de firmas necesaria para autorizar un pago a proveedores es extensa?

¿Pasa a veces que una factura se pierde en el camino?

¿O que justo la factura de un componente o proveedor clave se demoró y eso complica la gestión o ventas de la empresa?

Antes de llegar a esa instancia, o para que no se repita en los momentos que más nos pueden complicar, hay una solución justa para ese tipo de problema: la nueva plataforma de firma digital de Doctec.

Está pensada para agilizar el proceso de autorización de pagos a proveedores como una de sus ventajas principales.

Dentro de la multiplicidad de funciones que contiene una de las principales es un flujo de trabajo simplificado que permite a los usuarios aprobar pagos con mayor rapidez y eficiencia.

La conexión con los sistemas ERP (SAP / Tango, etc) de las organizaciones se realiza mediante webservices, con lo cual, el ida y vuelta de la información entre ambos sistemas está asegurado.

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Escanear vs. Digitalizar documentos: ingreso a la Gestión Documental

escanear o digitalizar documentosEn el mundo de la gestión documental, dos términos que a menudo se confunden son “escanear” y “digitalizar”. A primera vista, ambos procesos parecen similares, ya que ambos involucran la conversión de documentos en papel en formatos digitales. Sin embargo, hay diferencias significativas entre escanear y digitalizar, y comprender estas diferencias es crucial para una gestión de documentos eficiente.

 

Escanear Documentos:

Escanear documentos es un proceso que implica la conversión de un documento físico en papel en una imagen digital. Este proceso es generalmente realizado por un escáner, que captura una imagen del documento y la almacena en formato digital, como un archivo PDF o una imagen JPEG. El objetivo principal de escanear documentos es crear una réplica digital de la página original, lo que facilita la distribución electrónica o la impresión de copias adicionales si es necesario. Seguí leyendo

Los 30 años de doctec, de la digitalización de documentos al desarrollo de software

doctec 30 añosEste año cumplimos 30 años y, aunque estemos en un rubro en continuo crecimiento, los desafíos fueron muchos y fue necesario evolucionar de manera constante para afrontarlos.

Doctec inició su actividad en el año 93 como Document Technologies, pionera en el rubro en Argentina, con el tiempo reducimos nuestro nombre a Doctec, más corto y con más identidad.

Los orígenes de la empresa fueron digitalizando documentos en formato papel con los scanners que existían en ese momento que sólo permitían digitalizar a blanco y negro con una velocidad muy limitada. También digitalizábamos resúmenes de tarjeta de crédito de bancos que se almacenaban en discos ópticos parecidos a los cds pero que permitían regrabar las imágenes. Seguí leyendo

Nueva plataforma de firma digital de documentos y autorización

plataforma de firma digital Lo nuevo en doctec es una plataforma de firma digital de documentos que hemos desarrollado con características únicas. Fácil de usar y segura, ahorrará tiempo y recursos en su empresa.

Con nuestra plataforma de firma digital de documentos, podrá firmar desde cualquier lugar y en cualquier momento. Ya no tendrá que preocuparse por imprimir, firmar y enviar documentos físicos, ganando tiempo y practicidad.

Nuestra plataforma cumple con los más altos estándares de seguridad y privacidad, lo que significa que sus documentos estarán protegidos en todo momento. Además, también podrá realizar un seguimiento del estado de sus documentos y obtener una visión general de sus contratos en un solo lugar. Seguí leyendo

Gestión documental: la clave para facilitar la búsqueda de documentos

buscar documentos¿Demasiados softwares para buscar documentos?

¿Uno sólo no sería más práctico y simple?

Hoy en día la información es uno de los activos más valiosos.

La capacidad de acceder rápida y fácilmente a la información relevante puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso de una organización.

No obstante, con el crecimiento exponencial de los datos y la diversidad de fuentes y formatos en los que se almacenan, encontrar la información adecuada en el momento oportuno se ha convertido en un desafío cada vez mayor. Seguí leyendo

¿Cuáles son las tecnologías de documentos más utilizadas hoy en día?

Tecnologías de documentosTan rápido avanza la tecnología que a veces es difícil encontrar los datos principales que nos brindan utilidad inmediata.

Las tecnologías de documentos están entre las que más ahorros y productividad aportan a las empresas pero ¿Cuáles son las más utilizadas?

 

¿Cuáles las claves que no podemos desconocer?

El nombre de nuestra empresa, doctec, refiere precisamente a esas palabras: Tecnologías de Documentos. Inicialmente llamada Document technologies se simplificó para llegar a doctec.
Pero antes de avanzar vamos al principio… Seguí leyendo