Ventajas de digitalizar los legajos de personal
El área de administración de personal suele ser la encargada, en muchas empresas, de atender los requerimientos que pueden surgir de la dotación completa de la empresa. La tecnología es la herramienta ideal para que las personas que componen este sector puedan disponer de su tiempo eficientemente, simplificando aspectos burocráticos y logísticos.
Entre los temas que maneja este sector se encuentra la documentación de respaldo del ciclo de vida de una persona en la empresa: el ingreso de la persona, licencias, capacitaciones, egreso. Si al momento de la desvinculación se generara algún inconveniente o disconformidad está el riesgo judicial, instancia para la cual es ideal estar siempre preparados pensando en minimizar los costos que puedan surgir. Las empresas suelen guardar toda la documentación del personal, y aunque la disposición legal determina que es preciso un mínimo de 2 años, la mayoría la conserva mucho más tiempo, como un resguardo que permite verificar el cumplimiento de las disposiciones vigentes.
Digitalizar los legajos de personal facilita el control de la integridad de estos documentos. Así se aseguran la existencia de los documentos críticos, que pueden ser necesarios en caso de contingencias laborales, como por ejemplo tener el registro actualizado en el caso de los choferes, para asegurar la cobertura del seguro. O en el caso de un vigilador con armas, tener las certificaciones asociadas emitidas por los organismos correspondientes. Y lo más importante, la posibilidad de publicar la documentación y darle acceso a las personas claves, dentro o fuera de la empresa, para que puedan verificar que está todo actualizado y en regla.
Muchos documentos componen un legajo de personal: Recibos de sueldo, seguro de vida, ART, alta en AFIP, contrato, evaluaciones preocupacionales. El hecho de tener acceso on line a documentos como la declaración jurada de domicilio y asegurarse de que fue entregada asegura que ante la necesidad de enviar un telegrama el mismo no pueda desconocerse. Muchas veces este tipo de documento es solicitado pero el empleado no lo entrega enseguida y va quedando en el olvido, especialmente cuando hay varias contrataciones en un corto período de tiempo y buscar en cada caso el papel de respaldo suele demorar. Hasta que es realmente necesario y urgente, momento en el cual suele ya no ser viable siquiera conseguirlo. Los formatos digitales aseguran una rápida búsqueda de documentos, además de no incurrir en riesgos como que los papeles se pierdan o se destruyan. Por otro lado, también es fundamental la tranquilidad de poder habilitar a los roles que lo tengan que consultar ya sea en forma centralizada o descentralizada. En empresas que tienen la casa matriz en una locación y muchas sucursales, el referente de cada sucursal de RRHH se puede hacer cargo de digitalizar la documentación de su personal, quedando guardada y disponible para quien necesite consultarla. Casa matriz puede consultar si falta algún documento importante y solicitarlo o bien su actualización. Una gran ventaja es que si se enferma el referente de la sucursal, y justo se da que un empleado enviara una carta documento, casa matriz puede contar con toda la documentación respaldatoria sin necesidad de movilizarse. Los ahorros son varios, de tiempo, dinero y a veces incluso multas.
En los casos de inspecciones de organismos de control se suelen pedir componentes del legajo, como telegramas de renuncia y fecha de baja en AFIP. El hecho de poder localizar la documentación fácil y rápidamente puede simplificar de manera notoria esta situación. Detalles que podrían ser insalvables, como que justo haya cambiado la persona que ocupaba un puesto, o que se encuentre de licencia, resultan secundarios porque siempre hay una persona con acceso que puede resolver el problema.
En síntesis, las ventajas de digitalizar los legajos de personal y manejarlos a través de un software de gestión documental son varias, vale la pena ahorrar costos y problemas averiguando cómo emprender ese camino.
