Digitalización y Gestión de Facturas de Proveedores y Legajos de Pago


Digitalización y Gestión de Facturas de Proveedores y Legajos de Pago

Con nuestra solución de digitalización de facturas de proveedores y legajos de pago optimice los procesos de forma ágil y segura. Podrá llevar adelante cada una de las etapas requeridas como, recepción, autorización, contabilización, archivo y consulta de los documentos; para hacer frente a requerimientos de información, legales o fiscales, siempre dentro de un marco de acceso seguro y controlado, con el fin de proteger sus valiosos documentos.

La gestión de las facturas de proveedores es un punto crítico en cualquier organización. Es un proceso en el cual se ven involucrados distintos departamentos de la organización, por lo que es necesario disponer de una herramienta que centralice, gestione y coordine todo el proceso.

La Gestión de Facturas de ManageFile® es la solución para digitalizar el legajo de pago de proveedores, ya sea una vez que se realizó el pago, o bien a medida que se van generando los distintos documentos que lo componen.

El proceso de captura de los documentos es el que genera la clasificación de la documentación a medida de las necesidades de su organización, y en definitiva, que cada usuario pueda utilizar el documento electrónico como parte de sus propias tareas de gestión, utilizando las claves de búsqueda que requiera.

MedianteManageFile® Index, la captura de las facturas de proveedores en formato papel puede ser realizado desde el punto de ingreso del documento a la organización, mientras que la captura de las facturas electrónicas puede ser realizada, en forma automática, capturando los documentos desde la casilla de email correspondiente utilizando ManageFile® EMailCapture, que le permite almacenarlos en formato electrónico, manteniendo su valor legal. En este proceso, es posible además validar la legalidad fiscal del comprobante recibido, mediante la obtención de los datos correspondientes al CAI o CAE y la fecha de vigencia del mismo.

Con ManageFile® Spool, los documentos integrantes del Legajo de Pago, como las retenciones u ordenes de pago, se digitalizan desde el spool o archivo de impresión, evitando de esta manera que usted deba imprimir, escanear o archivar los mismos.

Cabe destacar además, que los documentos pueden vincularse a datos existentes en la organización, enriqueciendo la base de búsqueda.

Los documentos digitalizados quedarán a su disposición a través de ManageFile® Web, que le permitirá:

  • Acceso simultáneo, inmediato y concurrente por los distintos usuarios de los documentos.
  • Búsqueda de un documento específico, o del legajo completo.
  • Búsqueda por uno o mas claves de identificación simultánea.
  • Búsqueda masiva de documentos, optimizando el proceso de respuesta a requerimientos de auditorías y entidades de contralor, debido a que permite realizar la búsqueda de una lista de documentos contenidos en un archivo de entrada.
  • Incorporar comentarios en los documentos.
  • Generar legajos virtuales en formato PDF, a partir de la búsqueda de documentos con parámetros en común, como por ejemplo, facturas o legajos de proveedores de un mismo proveedor, correspondientes a un período de tiempo.
  • Establecer estados y bandejas de entrada para acceder a documentos que correspondan a un estado predeterminado.
  • Minimizar la impresión solo a los documentos realmente necesarios.
  • Identificar la caja donde se encuentra almacenado el documento físico.
  • Exportar los datos resultantes de una búsqueda a formato Excel.
  • Proteger el acceso a un documento confidencial, solo a quien pueda hacerlo.
  • Habilitar el acceso a los documentos, desde el software de gestión de la organización, mediante ManagFile® Web.
  • Disponer de un control de integridad entre los documentos digitalizados, versus los documentos pagados.

 

Beneficios de gestionar sus facturas de proveedores y legajos de pago de forma digital:

 

  • Protección del documento original frente al riesgo de pérdida o rotura derivado de la manipulación del mismo, asegurando su localización física cuando sea requerido.
  • Reducción del costo de logística, consulta, impresión y archivo del documento físico.
  • Acceso inmediato, simultáneo y concurrente a la información existente en el documento, en cualquier momento y desde cualquier lugar.
  • Restricción del acceso al documento, solo a quien deba consultarlo.
  • Reducción de los tiempos de gestión del proceso de pago.
  • Seguridad en el resguardo de los documentos. Los documentos digitalizados se almacenan en volúmenes internos, los cuales pueden ser resguardados en soportes de backup externos.
  • Seguridad en el acceso a los documentos: todas las acciones realizadas, desde los distintos puestos, quedan registras con la fecha y la hora, así como con la identificación del usuario que realizó la acción.

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Nuestras Soluciones de Digitalización y Gestión Documental se adaptan a las necesidades de cada empresa.