Gestión de Archivos Digitales para Control de Contratistas: Solución Integral


Gestión de Archivos Digitales para Control de Contratistas: Solución Integral

En Document Technologies SRL hemos desarrollado una plataforma de Gestión de Archivos Digitales para atender las necesidades de las áreas de control de contratistas, de manera de optimizar el proceso de gestión de la documentación de los proveedores de la empresa.
Este servicio alcanza también a las consultoras que brindan el servicio de control de contratistas a terceras empresas.

El control de la documentación proporcionada por los contratistas ha ido tomando un rol importante en las organziaciones, a raiz de los crecientes controles impulsados por organismos de contralor públicos y a raíz de la necesidad de las empresas de asegurar que sus proveedores cumplan con las disposiciones legales que les corresponen en referencia a su personal, vehículos y equipos afectados al servicio.

¿Cómo funciona nuestro sistema de Gestión de Archivos Digitales?

-Los contratistas “suben” sus comprobantes digitalizados a la plataforma de gestión documental Managefile.
-Los comprobantes digitalizados quedan disponibles para su análisis y gestión por el área de control de contratistas.
-Además de documentos digitalizados, es posible subir archivos PDFs, Word y Excel, sin necesidad de imprimirlos en forma previa.
-El acceso a los mismos es controlado y restringido por proveedor.


Los principales beneficios de implementar ésta solución son:

Para la empresa:

  • Reducción del riesgo de pérdida de los documentos.
  • Reducción del costo de traslado/fotocopiado y archivo de los documentos recibidos.
  • Acceso seguro y controlado a los documentos.
  • Acceso inmediato a los documentos.
  • Acceso Web 7 x 24, los 365 dias del año, importante para el caso de un accidente, donde sea necesario acceder a la documentación de respaldo.
  • Provisión al proveedor de un servicio de alto valor agregado.



Para el contratista:

  • Reducción del riesgo de pérdida de los comprobantes originales.
  • Reducción del costo de traslado/fotocopiado y archivo de los documentos.
  • Acceso seguro y controlado a los documentos.
  • Acceso inmediato a los documentos, disponiendo del archivo digital de los mismos.
  • Asignación a los documentos originales del nro de caja del archivo físico, para su pronta localización.
  • Acceso Web 7 x 24, los 365 dias del año.

 

 

 

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