Resguardo de Archivos y Listados Almacenados en Sistemas Obsoletos o de Consulta Eventual


Resguardo de Archivos y Listados Almacenados en Sistemas Obsoletos o de Consulta Eventual

El mantenimiento de un sistema transaccional (Contable y/o Facturación) utilizado solamente para consultas eventuales, tiene un alto costo de mantenimiento, ya sea de hardware, software o soporte técnico, sumado al riesgo de que pueda volverse obsoleto frente a los constantes avances tecnológicos.

Cuando se realiza la implementación de un nuevo sistema transaccional, un tema a resolver es el acceso a la información existente en el antiguo sistema. Nuestra solución de resguardo de archivos consiste en realizar un proceso one-time de digitalización de la información transaccional existente en el sistema obsoleto, a través de nuestro software ManageFile® Spool, de manera que la misma quede disponible en un formato standard (PDF), que no se verá afectado por los avances tecnológicos, disponiendo además de múltiples opciones de búsqueda, exportación e impresión de la información requerida.

ManageFile® Spool es compatible con los principales sistemas de generación de listados, como SAP, JDEdwards, Bantotal y People Soft, entre otros.

Una vez digitalizados, los documentos pueden ser almacenados para su consulta eventual en CDs (300.000 páginas) o DVDs (2.400.000 páginas), y consultados con nuestro software ManageFile® CD.

Los listados también quedarán disponibles para su consulta por uno o mas usuarios concurrentes, mediante un acceso seguro y controlado, desde ManageFile® Web, o desde el sitio web de su empresa u organización, mediante los web services disponibles por nuestra aplicación.

Una vez digitalizados, dispondrá de los documentos a través de ManageFile® Web para:

  • Acceso simultáneo, inmediato y concurrente por los distintos usuarios de los documentos.
  • Búsqueda de un documento específico, o del legajo completo.
  • Búsqueda por una o mas claves de identificación simultánea.
  • Búsqueda masiva de documentos, que optimiza el proceso de respuesta a requerimientos de auditorías y entidades de contralor, debido a que permite realizar la búsqueda de una lista de documentos contenidos en un archivo de entrada.
  • Generar legajos virtuales, en formato PDF, a partir de la búsqueda de documentos con parámetros en común.
  • Minimizar la impresión sólo a los documentos realmente necesarios.
  • Exportar los datos resultantes de una búsqueda a formato Excel.
  • Proteger el acceso a un documento confidencial, solo a quien esté autorizado.
  • Habilitar el acceso a los documentos, desde el software de gestión de la organización, mediante ManagFile® Web.

 

Beneficios de llevar a cabo el resguardo de archivos y listados almacenados en sistemas obsoletos:

  • Reducción del costo de mantenimiento (Hardware, Licencias de software, backup) de una infraestructura obsoleta o de consulta eventual.
  • Reducción del costo de logística, consulta, impresión y archivo del documento físico.
  • Acceso inmediato, simultáneo y concurrente a la información existente en el documento, en cualquier momento y desde cualquier lugar.
  • Restricción del acceso al documento, solo a quien debe consultarlo.
  • Seguridad en el resguardo de los documentos. Los documentos digitalizados se almacenan en volúmenes internos, los cuales pueden ser resguardados en soportes de backup externos.

Resguardo de archivos

 

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