Beneficios de la digitalización de documentos

La gestión de los documentos físicos en la oficina siempre fue un dolor de cabeza, desde la gestión del espacio que ocupan hasta los extravíos y el costo que representan. Si bien la pandemia nos obligó a trabajar con documentos digitales, siguen existiendo documentos físicos que requieren ser procesados para simplificar su acceso por los usuarios que están trabajando de manera remota.

La digitalización de documentos tiene infinitas ventajas en comparación con los documentos en papel empezando por los costos y ahorros que supone, la seguridad, la posibilidad de brindar respuestas rápidas a auditorías y sobre todo el espacio que de repente queda liberado para fines mucho más productivos que sólo almacenar.

Verdaderamente la productividad es un gran motivo que impulsa la digitalización de documentos en sus múltiples variantes. Cuando hablamos de variantes lo básico es tener en cuenta que es un servicio fácil de tercerizar, ya sea en las oficinas de las empresas o en proveedores especializados como Doctec, contamos con todo el equipamiento y el personal necesarios para brindar total eficiencia y seguridad, cualquiera sea el espacio elegido para la digitalización de documentos. Seguí leyendo

¿Sabés cuánto podés ahorrar con la Transformación digital?

transformación digital ahorrarMucho se ha hablado de Transformación digital, sus avances y perspectivas pero en la realidad actual de nuestro país y en un período del año en el que muchas empresas están realizando sus presupuestos para el año próximo más de un directivo busca algún proyecto que le permita mostrar innovación y ahorro en su sector.

En este sentido la Transformación digital documental tiene mucho para ofrecer y de la manera más concreta y cuantificable inclusive. Doctec se especializa en gestión documental y digitalización, con opciones de automatización de procesos que generan ahorros.

Algunas empresas nos consultan sobre proyectos puntuales que involucran a distintas áreas, dado que el alcance es muy amplio, pero también hay otras que quieren obtener una visión global del tema y su potencial.

En este último caso brindamos el servicio de consultoría que incluye temas como los siguientes:

-Asesoramiento sobre Transformación digital aplicada a procesos documentales: Seguí leyendo

Soluciones para Recursos humanos vía WhatsApp

Whatsapp para recursos humanosEl área de Recursos humanos suele tener mucho trabajo administrativo, difícil de organizar y muy demandante de tiempo. Para liberar a tu personal de tareas repetitivas que no suman contamos con soluciones específicas a la medida de sus necesidades.

¿Documentos como justificativos de ausencia médicos se pierden?

¿Siempre te piden el envío de los mismos documentos? ¿No sería ideal que los empleados pudieran encontrar todo lo que necesitan sin consultar a Recursos humanos?

Hay una manera mucho más práctica de solucionar este tipo de temas, sin necesidad de contratar más empleados y resolviendo más problemas y tareas administrativas: utilizando la plataforma WhatsApp  integrada con workflows. Seguí leyendo

Resolvé consultas de clientes por Whatsapp reduciendo costos de Contact Center

consultas por whatsappHoy en día, con la inflación y los costos en alza, es más importante que nunca automatizar las tareas repetitivas para poder liberar al personal y que pueda abocarse a las tareas clave y también reducir los costos de los Contact Center.

Optimizar los costos de atención al cliente es una prioridad para muchas empresas, dado que si el tema no se maneja bien se pueden perder clientes y por consiguiente, ventas.

Pensando en un ahorro que permita sostener una atención al cliente de calidad una opción a considerar es un formato de call center inteligente en digital. Para implementarlo utilizamos la plataforma Whatsapp  integrada con workflows. Los procesos más simples se pueden automatizar totalmente y los más complejos pueden derivarse a un operador humano.

De este modo se brinda una solución rápida para lograr un cliente satisfecho a un costo acotado para la empresa.

Por otro lado, una gran ventaja es que se trata de una solución Intuitiva, ágil y fácil de usar. En definitiva, cualquier persona sabe cómo utilizar WhatsApp, no hay nada más amigable que los sistemas más conocidos y en eso nadie le gana a Whatsapp. Seguí leyendo

¿Qué es la arquitectura de integraciones?

arquitectura de integraciones

La arquitectura de integraciones es una representación de la manera en la cual la Trasformación digital documental puede ayudar a tu empresa a interactuar con el cliente final, los proveedores y empleados para entender mejor el tema visualmente. En esencia muestra que hay tres canales principales: integrarnos con el front end de sistemas del cliente, el FrontEnd de ManageFile® y el WhatsApp bot de ManageFile®.

Yendo más al detalle, en la primera opción el cliente ya tiene un portal con el cual se comunica e intercambia información con sus proveedores o clientes, entonces nosotros le sumamos que también pueda intercambiar documentos, para unificar y facilitar todo el proceso a través del mismo canal. Seguí leyendo

¿Cómo priorizar la seguridad en la gestión documental?

La seguridad de la información es de suma importancia para la gestión de documentos en 2021.

Esto no es una novedad, siempre ha sido relevante cuidar la seguridad de los datos que se comparten con empleados, clientes o socios, pero desde que se inició la pandemia es fundamental ya que en muchas ocasiones constituye la única manera de acceder a verlos, al no contar con el acceso a los archivos físicos.

Por otro lado, al haber multiplicidad de usuarios accediendo a los documentos el riesgo de que eliminen alguno por error es muy alto.

Si te interesa mejorar el trabajo online en tu empresa para poder ofrecer comodidad y seguridad a tu equipo, leer este artículo te será de gran utilidad.

La importancia de cuidar los archivos radica en que pueden comprometer información fiscal, legal, contratos y otros documentos corre para la compañía. Ante auditorías hay documentos muy necesarios, esto ocurre también en la gestión diaria del home office.   Seguí leyendo

Generá un home office más organizado y seguro

Hace más de un año de la primera cuarentena, cuando repentinamente tuvimos que trabajar desde casa y se hizo todo lo posible de manera a veces improvisada porque funcione. Nos acomodamos con mails, almacenando los documentos en dropbox/GoogleDrive o carpetas compartidas de Windows y otras formas de resolver una situación intempestiva e imprevisible.

Con el correr del tiempo empezamos a ver que estas soluciones no eran suficiente, porque los archivos podían borrarse, moverse de lugar, o ser almacenados en carpetas incorrectas. También es es complicado compartir una parte con unos y otra parte con otros, incluir a terceros como proveedores o clientes es mucho más difícil e inseguro y todos tienen criterios distintos para organizar sus documentos de manera virtual. Seguí leyendo

Convenio multilateral: captura de datos y control de integridad

Actualizá las bases impositivas vinculadas al convenio multilateral de manera más rápida y eficiente!

En doctec contamos con un servicio específico en el tema de Convenio multilateral que consiste en capturar los datos y hacer un control cruzado entre el convenio y el alta del mismo, para validar que estén relacionadas las jurisdicciones, es decir, que no falte ni sobre ninguna.
Para contar con mayor seguridad en cuanto a evitar errores u omisiones y ahorrar tiempo.

La ventaja es doble, se evitan las demoras y costos del data entry dado que el sistema reconoce los datos sin necesidad de ingresarlos manualmente, y hay un segundo paso de validación que brinda mayor seguridad en cuanto a que la información sea la correcta. Al tratarse de un proceso automático evitar el error humano es de por sí valioso, la validación posterior es un plus que brinda mayor tranquilidad. Seguí leyendo

4 ventajas de la Transformación digital documental

El volumen de información que crean las empresas diariamente es enorme, lo que vuelve muy complejo el ordenamiento de todos estos documentos para que múltiples usuarios los puedan ver. Además, cuando hay rotación de personal el tema es todavía más difícil porque cada empleado tiene un criterio y encontrar la información histórica termina siendo casi misión imposible. Contratos, legajos de clientes y su historial de pagos, remitos y mucho más puede llegar a perderse en esos momentos, ocasionando un daño a la empresa.

Los sistemas de gestión de documentos brindan grandes ventajas, que desde la generalización del Home Office se han vuelto casi imprescindibles, para manejar esta complejidad, que implican mejoras y ahorros de tiempo y dinero en distintos procesos.

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Con legajos de personal digitales todo está controlado

¿Preparado para inspecciones, auditorías o demandas laborales?

En los legajos de personal hay documentos clave que pueden dejarnos en falta ante una inspección de un organismo gubernamental o demanda de un ex empleado. A veces esos documentos se extravían, no se lograron en su momento y se fueron olvidando o están desactualizados, quedando en una situación de riesgo potencial la empresa y los responsables del tema. Seguí leyendo