{"id":1978,"date":"2016-12-28T11:54:51","date_gmt":"2016-12-28T14:54:51","guid":{"rendered":"http:\/\/www.doctec.com.ar\/?p=1978"},"modified":"2018-04-30T16:00:03","modified_gmt":"2018-04-30T19:00:03","slug":"motivos-para-no-resguardar-los-documentos-en-un-erp","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.doctec.com.ar\/blog\/motivos-para-no-resguardar-los-documentos-en-un-erp\/","title":{"rendered":"Motivos para no resguardar los documentos en un ERP"},"content":{"rendered":"

\"resguardar<\/a>Hay empresas que guardan sus documentos en su sistema de gesti\u00f3n o ERP sin conocer las consecuencias que puede acarrear. Hemos escuchado de\u00a0 quienes quieren dejar esta metodolog\u00eda y extraer luego la informaci\u00f3n y en ese punto descubren que no era la herramienta apropiada para este fin. Si usted se siente identificado con esta situaci\u00f3n podr\u00eda hacerse las siguientes preguntas para definir si quiere seguir con este m\u00e9todo o le conviene cambiar a otro.<\/p>\n

\u00bfQu\u00e9 ciclo de vida tienen los documentos y los ERP?<\/strong><\/p>\n

Por lo general lo software de gesti\u00f3n\/ERP son actualizados o cambiados en ciclos de corto o mediano plazo. Los documentos tienen un ciclo de vida de largo plazo. Por esto es probable que estemos cambiando de ERP cuando a\u00fan los documentos resguardados sean v\u00e1lidos y precisen conservarse, lo que nos obliga a extraerlos\/exportarlos al nuevo ERP, por lo que en definitiva se requiere exportar datos y documentos asociados. Este proceso de exportaci\u00f3n puede tener una complejidad importante, ya que es fundamental no perder la relaci\u00f3n entre los documentos y los registros contables vinculados.<\/p>\n

\u00bfEs recuperable luego el documento?<\/strong><\/p>\n

A la diversidad de tama\u00f1os, formatos y resoluciones le tenemos que agregar que muchas veces los documentos son almacenados en una base de datos en formato binario, que solo pueden ser consultados desde el sistema de gesti\u00f3n ERP.<\/p>\n

El beneficio de almacenar un documento en un sistema de gesti\u00f3n documental, es que se almacena en un filesystem, en su formato de origen (PDF, TIF, Word, Excel, etc.), por lo que puede ser f\u00e1cilmente recuperable y preservado a lo largo del tiempo.<\/p>\n

\u00bfEst\u00e1n preparados para almacenar gran cantidad de documentos?<\/strong><\/p>\n

La cantidad de documentos a almacenar en todas las \u00e1reas puede superar la capacidad de almacenamiento de una herramienta que no fue dise\u00f1ada con ese prop\u00f3sito, sino que fue dise\u00f1ada como herramienta de gesti\u00f3n contable financiera.<\/p>\n

El sistema de gesti\u00f3n documental ManageFile est\u00e1 dise\u00f1ado para almacenar y gestionar millones de documentos on-line.<\/p>\n

\u00bfCu\u00e1n accesibles quedan los documentos?<\/strong><\/p>\n

Los documentos almacenados en el sistema ERP solo pueden ser accedidos por el personal habilitado para ingresar al sistema, de acuerdo a la cantidad de licencias contratadas. Ejemplo, el personal del \u00e1rea administrativa es el \u00fanico habilitado para acceder a las facturas emitidas por la empresa o las facturas recibidas de los proveedores.<\/p>\n

El beneficio de utilizar el sistema de gesti\u00f3n documental ManageFile es que se puede habilitar un acceso restringido y espec\u00edfico a personal interno, clientes, proveedores, etc\u2026 , sin que tengan que ingresar al sistema ERP de la empresa.<\/p>\n

\u00bfSon especialistas en gesti\u00f3n documental?<\/strong><\/p>\n

Cuanto m\u00e1s espec\u00edfica es la herramienta mejores probabilidades de brindar un excelente resultado y alta confiabilidad, es imposible ser especialista en todo y la documentaci\u00f3n es para la empresa un tema de alto riesgo, como para estudiar bien en qui\u00e9n se conf\u00eda. Los documentos requieren clasificaci\u00f3n para luego encontrarlos con facilidad y certeza de que podr\u00e1n ser consultados\u00a0 en el largo plazo si fuera necesario.<\/p>\n

Si quer\u00e9s que te ayudemos a analizar un proyecto similar al indicado, dejanos tus datos aqu\u00ed<\/a><\/span><\/strong> para generar una reuni\u00f3n y recibir asesoramiento.<\/p>\n

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\u00a0<\/em><\/p>\n

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