![\"digitalizaci\u00f3n](\"http:\/\/www.doctec.com.ar\/blog\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/digitalizacion-documentos-prosuctividad-.jpg\")
Muchas empresas suelen estar en la b\u00fasqueda de maneras de mejorar la productividad y la eficiencia, lo que finalmente lleva a una reducci\u00f3n de costos. En este camino la gesti\u00f3n de documentos puede cumplir un rol significativo, a continuaci\u00f3n algunas estad\u00edsticas que lo ilustran.<\/p>\n
Un estudio realizado\u00a0 en Estados Unidos mostr\u00f3 que el 21,3% de las p\u00e9rdidas en la productividad de los empleados se deben a temas derivados de la documentaci\u00f3n en papel y los riesgos, tiempos y caracter\u00edsticas requeridas en su procesamiento.<\/p>\n
Convertir los archivos en papel a archivos digitales mediante su escaneo y uso de un software de gesti\u00f3n documental puede marcar una gran diferencia. Pocos documentos realmente ameritan ser impresos por lo cual vale la pena estudiar con mayor profundidad c\u00f3mo la digitalizaci\u00f3n de documentos puede ser beneficiosa para tu empresa analizando algunos de sus beneficios:<\/p>\n
-Ahorro de espacios:<\/strong><\/p>\n Almacenar papel implica grandes necesidades de muebles y lugar para ubicarlos, sin contar el mantenimiento de los mismos. Menos requerimientos en cantidad de metros cuadrados puede llevar a una mudanza a una oficina m\u00e1s peque\u00f1a, reduciendo costos de alquiler o de guarda de documentos.<\/p>\n Por otro lado trabajar en un ambiente donde los empleados se sienten rodeados de pilas de papeles y carpetas es frustrante y desmotivador.<\/p>\n -Ahorro de tiempo:<\/strong><\/p>\n Almacenar los documentos en formato digital provoca un considerable ahorro de tiempo, tanto en impresi\u00f3n como en archivamiento y ni hablar de las horas que se pasan en cualquier oficina tratando de encontrar un documento particular.<\/p>\n En cambio, encontrar los documentos digitalizados llega pocos segundos, el tiempo restante se puede emplear en actividades m\u00e1s orientadas a resultados.<\/p>\n -Archivo centralizado y actualizado<\/strong><\/p>\n Al digitalizarse todos los documentos puedan almacenarse en una sola localizaci\u00f3n, accesible para todos los usuarios autorizados. Cualquier empleado puede encontrar la informaci\u00f3n requerida, incluso varios simult\u00e1neamente si fuera preciso.<\/p>\n Como toda la informaci\u00f3n est\u00e1 en el mismo sitio cualquier actualizaci\u00f3n es inmediatamente visible para todos los empleados con el m\u00ednimo esfuerzo, siendo muy f\u00e1cil adem\u00e1s saber cu\u00e1les son los documentos nuevos y viejos dado que todos est\u00e1n siempre accesibles.<\/p>\n -Facilidad para compartir<\/strong><\/p>\n El trabajo en equipo se facilita dado que la informaci\u00f3n del negocio est\u00e1 siempre disponible, posibilitando la colaboraci\u00f3n, pudiendo compartir incluso con clientes o proveedores si fuera conveniente algunos documentos espec\u00edficos. Particularmente beneficioso para empresas que tienen muchos clientes o empleados en distintas localidades de un pa\u00eds u otros pa\u00edses.<\/p>\n -Evitar p\u00e9rdidas y extrav\u00edos<\/strong><\/p>\n Es muy f\u00e1cil extraviar documentos cuando los empleados est\u00e1n rodeados de pilas de papeles o cuando los mismos deben ser circulados a mucha gente. Al digitalizarse, cada documento tiene un acceso muy f\u00e1cil y ninguno corre el riesgo de ir a la pila incorrecta o resbalarse debajo de un archivador.<\/p>\n Las ventajas de la digitalizaci\u00f3n de documentos son abundantes y generan un diferencial importante en t\u00e9rminos de productividad y ahorro de costos, en pr\u00f3ximas ediciones del newsletter seguiremos desarroll\u00e1ndolas.<\/p>\n