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En doctec sabemos que se pierde mucha productividad en las empresas en tareas repetitivas, por ejemplo cargar las facturas al sistema y contestar llamados de proveedores.<\/p>\nEn doctec sabemos que se pierde mucha productividad en las empresas en tareas repetitivas, por ejemplo cargar las facturas al sistema y contestar llamados de proveedores.<\/p>\n
\u00bfPero cu\u00e1ntos pasos tiene el proceso de carga y aprobaci\u00f3n de facturas completo? \u00bfCu\u00e1n interesante te parece la posibilidad de simplificarlo al m\u00e1ximo y con el plus de que los proveedores hagan gran parte del trabajo y puedan chequear on line el estado de cada factura en vez de llamarte para preguntar?<\/p>\n
Con las \u00faltimas incorporaciones que realizamos a la plataforma frontend todo eso es posible, incluyendo que las facturas las cargue el proveedor.<\/p>\n
Viendo el tema a fondo, es mucho m\u00e1s que ingresar la factura, normalmente hay otras tareas involucradas. Si la factura llega por mail hay que abrir el mail, descargar el archivo, ordenarlo en su carpeta correspondiente, abrirlo, buscar y cargar no s\u00f3lo lo b\u00e1sico como el valor sino tambi\u00e9n los datos asociados como cuit, n\u00famero de orden de compra, fecha, posici\u00f3n ante ingresos brutos, IVA, ganancias, etc.<\/p>\n
Luego viene la parte de aprobaci\u00f3n de las facturas, que puede tener varias personas involucradas y ser dif\u00edcil de seguir en digital si no est\u00e1 bien organizado. Y si se demora los proveedores empiezan a llamar para preguntar y ocupan mucho tiempo a los empleados de la empresa.<\/p>\n
El mismo proceso con las \u00faltimas funcionalidades de la plataforma frontend de ManageFile\u00ae <\/strong>es muy distinto:<\/p>\n Le dec\u00eds a tus proveedores que ya no tienen que enviar m\u00e1s las facturas por mail, sino subirlas al sistema con una clave especial. El sistema le pide que cargue el resto de los datos involucrados.<\/p>\n Con la factura subida e indexada en ManageFile\u00ae<\/strong>, los usuarios habilitados la pueden ver y cambiar el estado. Queda en estado pendiente cuando la suben y el usuario que debe aprobarlas v\u00e9 todas las que est\u00e1n en estado pendiente. las abre, las mira, confirma que est\u00e1n bien, las pasa al estado siguiente que ser\u00eda por ejemplo aprobado 1 si tiene m\u00e1s de un aprobador. En esa instancia las facturas desaparecen de su bandeja de entrada y le aparecen al aprobador 2, \u00e9l hace lo mismo hasta que lleguen a tesorer\u00eda, el tesorero encuentra\u00a0 las facturas listas para pagar, ya aprobadas, las paga, hace las transferencias y les cambia el estado a pagadas. As\u00ed quedan archivadas en ManageFile\u00ae<\/strong>, luego nuestros empleados o los del proveedor pueden buscar por n\u00famero de factura o nombre del proveedor, entre otros criterios, y encontrar el comprobante de transferencia o de retenci\u00f3n.<\/p>\n Tambi\u00e9n se puede configurar ManageFile\u00ae <\/strong>para que env\u00ede por mail los comprobantes de recepci\u00f3n o de pago al proveedor que corresponda autom\u00e1ticamente.<\/p>\n Por suerte hoy en d\u00eda es mucho lo que se puede resolver con un sistema efectivo como ManageFile\u00ae <\/strong>que genera ahorros y te da la tranquilidad de bajar la demanda de trabajo administrativo y cumplir la normativa vigente, evitando adem\u00e1s el tiempo que lleva responder continuas consultas de proveedores.<\/p>\n