Beneficios de la digitalización
Digitalizar los documentos de la empresa pasó en pocos años de ser una tendencia a ser casi una necesidad. No obstante, pocos conocen todos sus beneficios y posibilidades, perdiéndose grandes ventajas y ahorros para su empresa.
La tecnología ha avanzado muchísimo en el campo de la digitalización, incorporándose funciones nuevas que significan mayor eficiencia y menores costos.
Si pensamos en los beneficios de la digitalización, en principio están los más evidentes como el ahorro de espacio físico de almacenamiento, que en algunos casos se potencia cuando el depósito está fuera de la empresa y es necesario solicitar el envío de los documentos ante una auditoría por ejemplo. Se suman entonces los costos de logística pero también la demora de los procesos, menor eficiencia y mayor dedicación de nuestro personal a cada una de esas instancias. Seguí leyendo
Motivos para no resguardar los documentos en un ERP
Hay empresas que guardan sus documentos en su sistema de gestión o ERP sin conocer las consecuencias que puede acarrear. Hemos escuchado de quienes quieren dejar esta metodología y extraer luego la información y en ese punto descubren que no era la herramienta apropiada para este fin. Si usted se siente identificado con esta situación podría hacerse las siguientes preguntas para definir si quiere seguir con este método o le conviene cambiar a otro.
¿Qué ciclo de vida tienen los documentos y los ERP?
Por lo general lo software de gestión/ERP son actualizados o cambiados en ciclos de corto o mediano plazo. Los documentos tienen un ciclo de vida de largo plazo. Por esto es probable que estemos cambiando de ERP cuando aún los documentos resguardados sean válidos y precisen conservarse, lo que nos obliga a extraerlos/exportarlos al nuevo ERP, por lo que en definitiva se requiere exportar datos y documentos asociados. Este proceso de exportación puede tener una complejidad importante, ya que es fundamental no perder la relación entre los documentos y los registros contables vinculados.
¿Es recuperable luego el documento? Seguí leyendo
¿Por qué reducir el uso de papel? El factor ecológico
El uso de papel en la oficina y otros ámbitos es tan corriente que pocas personas se preguntan de dónde viene y qué requiere su fabricación, un tema sobre el que vale la pena informarse porque tiene un alcance muy superior al que se puede imaginar.
Además de la contaminación que implica de por sí producir papel, más allá de los árboles, que en su mayoría mueren sin replantarse y llevándose con ellos gran parte de los animales que los pueblan.
En el proceso que lleva a un árbol a transformarse en las hojas que usamos habitualmente se utilizan 370cm de agua limpia para realizar una sola hoja de papel. Para fabricar mil kilos de papel se consumen 100.000 litros de agua, de ellos un 10% altamente contaminado se vierte en los ríos cercanos a la planta procesadora.
Es necesario Seguí leyendo
Optimice tiempos de data entry
Aunque los tiempos hayan cambiado y la tecnología avance a pasos agigantados parece que algunas tareas quedaran afuera. Un ejemplo claro es el manejo de las facturas de proveedores, que normalmente se deben cargar de a una en el sistema de pagos para registrar los datos que contienen, tarea de data entry que puede llevar mucho tiempo, con un alto potencial de error.
En doctec nos dedicamos a buscar formas de mejorar la eficiencia y costos empresarios y en este camino lanzamos un nuevo módulo de captura de datos de facturas. Al digitalizarlas de esta manera, se reducen no solo el tiempo de data entry, sino también los costos de archivar las facturas, su traslado, las cajas para guardado y espacio físico. También incluye la ventaja de no tener que pedir que las envíen los originales en papel ante una auditoría interna o inspección de AFIP. Este proceso se puede realizar tanto con la factura en papel o electrónica, el software toma los datos y aplica reglas de validación e inteligencia para asegurar que los datos se apliquen correctamente. Dependiendo de variables propias de cada empresa se estipula la manera ideal para que el software detecte los datos requeridos y los valide.
De esta manera se complementan los procesos de digitalización, que como siempre son la clave para bajar costos, ahorrar tiempo y estar a la vanguardia en eficiencia, accediendo a toda la información en segundos y desde cualquier parte del mundo.
Certificación de calidad doctec: superamos la auditoría
Hemos pasado satisfactoriamente la segunda auditoría de mantenimiento de IRAM respecto a nuestra certificación de calidad ISO 9001-2008. Estamos orgullosos de haberlo logrado gracias a la colaboración de todo el equipo de doctec.
Llegamos a Colombia
Doctec participó de la Misión Comercial Sectorial a Colombia, organizada por Cancillería y la Cámara de empresas de Software y servicios informáticos (CESSI) generando nuevos vínculos y alimentando el crecimiento continuo que caracteriza a nuestra empresa.
Fuimos recibidos por el Embajador Marcelo Stubrin en su Residencia junto a otros empresarios del sector software que integraban la Misión Comercial que se inició en Bogotá y terminó en Medellín. Nos acompañaron en el encuentro varios argentinos que se desempeñan en altos cargos en diferentes empresas en Colombia, siempre con espíritu de colaborar y brindándonos su experiencia para apoyar el desarrollo de empresas argentinas en ese país.
Seguimos buscando nuevos horizontes dentro y fuera de las fronteras de nuestro país y actualizándonos, gracias por acompañarnos en este camino!
