Digitalización y control de remitos
La importancia de los remitos en una empresa puede ser singular, especialmente en aquellos casos en los cuales la facturación depende de ellos. De cualquier modo, cuando no la facturación habitualmente sí el pago está asociado o dejar de percibirse ante una falla en el proceso de los remitos, con lo cual cualquier mejora en este aspecto suele ser muy rentable.
Viendo el tema en profundidad, el remito es un documento que emite un vendedor con el objetivo de acreditar el envío de ciertas mercaderías. Cuando las mismas llegan a destino, el receptor debe firmar el remito original y devolvérselo al vendedor. El problema es que en empresas con muchos envíos el seguimiento del tema suele ser arduo y la pérdida de comprobantes importante. Dado que el remito es la instancia que acredita la recepción y conformidad de los productos recibidos, su ausencia puede dar como resultado que no hay cómo verificar que el producto se recibió y por consiguiente no corresponde el pago.
Los remitos pueden no volver o no estar firmados o bien contener una firma ilegible o que no corresponde a la persona indicada. Frecuentemente la empresa que lo envió no detecta el inconveniente y no factura y al pasar el tiempo puede ser mucho más difícil lograr que vuelva a firmarse porque quien recibió puede no recordar un pedido puntual entre varios. Si hay control sobre el tema se puede detectar que el remito no volvió o bien lo hizo pero con alguna imperfección que puede dar lugar a un reclamo legal, a tiempo de resolver el tema y evitar pérdidas.
Al digitalizar el remito se organiza el proceso, controlando que sus distintos pasos. La empresa envía el remito y cuando vuelve perfeccionado es escaneado, verificando que esté la firma y sea legible. En caso contrario se avisa y empieza el ciclo de resolución del problema rápidamente. El cliente brinda la lista de todos los remitos emitidos para controlar si alguno falta y, adicionalmente, el riesgo de extravío posterior, de no encontrarlo luego dentro de la empresa o de que el documento se deteriore, queda también contrarrestado.
Este proceso, al ser trabajado y mejorado, activa una dinámica de prevención del problema, teniendo en cuenta que cuanto antes se detecte más probabilidades hay de poder solucionarlo sin ocasionar pérdidas a la empresa.
