Más eficiencia con APIs / Webservices
En distintas instituciones y empresas hace falta intercambio de documentación con el cliente. Los ejemplos son numerosos, y en momentos en los cuales la Transformación digital se convirtió en una necesidad servicios APIs/ WebServices lo facilitan.
Una actualización de poderes, por ejemplo hoy no se puede realizar en sucursal, aún sin la cuarentena realizar este proceso en una sucursal lleva tiempo y personal de atención al cliente, el ahorro se genera cuando la solicitud de documentación es online. El cliente debe subir los documentos a una plataforma y luego deben almacenarse directamente en su legajo, para que sea inmediata su localización cuando la gente de la empresa necesite verificarlos.
El hecho de facilitar a los clientes finales sus operaciones también posiciona a una empresa a la vanguardia, colabora en ser recomendada e incrementar sus ventas a partir de brindar mejores servicios.
Los Servicios de APIs / Webservices comprenden funciones para realizar búsquedas de metadatos y/o documentos y disponibilizar el resultado de las mismas en la plataforma que lo requiera. ManageFile dispone de APIs / Webservices para que desde aplicaciones externas, se pueda acceder a funcionalidades del gestor documental.
Los clientes externos también pueden tener acceso inmediato a documentos como resúmenes de cuenta, facturas y mucho más.
En las empresas suele ocurrir que cada sector y en ocasiones cada persona tiene su propia manera de organizar los documentos. Cuando hay rotación de personal entender cómo se organizaba quien cumplía antes nuestro rol suele ser un desafío y encontrar documentos clave se vuelve complejo y a veces casi imposible.
Los mails que se reciben en una empresa también, por ejemplo a la hora de sacar un crédito, los descargan distintas personas y los almacenan a su manera, con su correspondiente demora porque a veces se trata de cientos de mensajes. Las APIs / Webservices de importación de documentos incorporan los documentos con un criterio de clasificación automático que incrementa la seguridad, además de la rapidez para ser encontrado. Varios usuarios autorizados pueden consultar el mismo documento simultáneamente, lo que también evita demoras. Al organizar la gestión, la apertura de nuevas cuentas por ejemplo es más veloz, reduciéndose el riesgo de pérdidas de clientes en esta fase.
Con las APIs / Webservices de consultas se optimiza el acceso a documentos digitales desde aplicaciones front end como home banking, accediendo al resumen de cuenta que está en Managefile. Otros ejemplos de este tipo de aplicaciones son los puestos de autoconsulta, cajeros, etc, donde se pueden ver documentación, reduciendo la carga de trabajo de los Call centers al evacuar consultas de manera automática.
Los Workflows documentales por su parte integran procesos de aprobación documentales, para que puedan visualizar documentación digital disponible en ManageFile. Por ejemplo una factura que pasa por distintas personas para que la aprueben.
Aunque ya esté armado el workflow mejorar el proceso es siempre recomendable. Gente que es ajena al proceso de aprobaciones podría acceder, al trabajar en este tema la información confidencial queda debidamente resguardada.
El ámbito de aplicación de las APIs / Webservices es variado, seguiremos en próximas notas hablando del tema.
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