¿Cómo mejorar la productividad con digitalización? Parte II

El mes pasado empezamos a desarrollar el tema de cómo la digitalización de documentos puede contribuir a la reducción de costos, continuamos con el mismo ya que sus variantes son numerosas y cada una supone una contribución a la productividad.

Ahorros directos
En Estados Unidos se estima un desperdicio de 8 billones de dólares por año en papel. El gasto en que incurren las empresas al manejar la información en papel es mucho más grande de lo que la gente pueda imaginar.
Digitalizando se ahorra en impresión, archivo y guardado de papel, gastos en gran medida innecesarios.

Mayor seguridad
Los documentos en papel son extremadamente vulnerables al robo, pérdida y destrucción. Cuando la información se almacena de manera digital está mejor protegida de todas estas amenazas. Además, si fuera necesario se puede incluso lograr un nivel de seguridad aún mayor restringiendo su acceso con clave y o perfil de usuario.
Tipos de documentos confidenciales, financieros, con información de clientes, proyecciones de precios y más están mucho más seguros en formato digital. Inclusive es posible saber qué documento fue visto por cada usuario. Seguí leyendo

¿Cómo mejorar la productividad con digitalización de documentos?

digitalización de documentos mejorar la productividadMuchas empresas suelen estar en la búsqueda de maneras de mejorar la productividad y la eficiencia, lo que finalmente lleva a una reducción de costos. En este camino la gestión de documentos puede cumplir un rol significativo, a continuación algunas estadísticas que lo ilustran.

Un estudio realizado  en Estados Unidos mostró que el 21,3% de las pérdidas en la productividad de los empleados se deben a temas derivados de la documentación en papel y los riesgos, tiempos y características requeridas en su procesamiento.

Convertir los archivos en papel a archivos digitales mediante su escaneo y uso de un software de gestión documental puede marcar una gran diferencia. Pocos documentos realmente ameritan ser impresos por lo cual vale la pena estudiar con mayor profundidad cómo la digitalización de documentos puede ser beneficiosa para tu empresa Seguí leyendo

¿Qué aporta la Consultoría en Transformación digital?

consultoria en transformacion digitalLa Transformación digital llegó para quedarse, no cabe duda, en esta afirmación muchos concuerdan aunque algunos no interpretan del todo sus alcances y potencial. El tema se ha desarrollado en diversos campos, doctec se especializa en gestión documental y digitalización, con opciones de automatización de procesos que generan ahorros considerables.

¿Dónde y cómo se alcanza esta disminución de costos? Al respecto queremos recordarles tres servicios que permiten alcanzar ese resultado y detallarles de qué manera se logra. Seguí leyendo

El recibo de sueldo digital ahora más simple

recibo de sueldo digital La Secretaría de Simplificación Productiva y la Secretaría de Trabajo, dependientes del Ministerio de Producción y Trabajo, anunciaron la simplificación de la emisión de recibos de haberes, que podrán realizarse en formato electrónico y con firma digital.

La Resolución 346/2019 dispuso que los recibos de pago en concepto de salarios u otras remuneraciones podrán emitirse optativamente de forma electrónica. La firma digital tendrá el mismo valor que la firma hológrafa. Seguí leyendo

Fernando Contreras destaca las funcionalidades de ManageFile

Una nota realizada a Fernando Contreras que destaca los servicios de Doctec y las funcionalidades

de ManageFile.

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¿Sabés qué documentos es necesario guardar?

Muchas empresas destinan mucho lugar interno al almacenamiento de papeles (que en realidad son documentos, algunos de los cuales pueden tener validez legal), de modo que cuando hace falta encontrar un documento a veces se demora mucho tiempo en hallarlo o incluso a veces no lo encuentran nunca, porque el documento se ha extraviado, lo cual puede traer consecuencias, como ser perder un juicio laboral.

Algunas empresas contratan guarda externa de documentos, en principio parece más ordenado, pero además de implicar un costo de almacenamiento, también implica un costo de traslado, cuando se necesita consultar el documento, además de la demora que puede ocasionar, y no necesariamente asegura que se encuentre el documento (Ejemplo, si el documento fue solicitado anteriormente por otros usuarios de la empresa). Seguí leyendo

El desafío de la transformación digital documental

estrategia en transformacion digitalLas áreas de IT de las organizaciones en Argentina están enfrentando un doble desafío:

1-Sumarse al camino de la transformación digital.

2-Hacerlo sin tener que Migrar o customizar sus sistemas actuales y generando más valor para la organización a partir de los datos contenidos en las aplicaciones preexistentes.

Los sistemas de ECM (Enterprise Content Management) facilitan este proceso, en la medida que dispongan de interfaces para integrar documentos y registros generados desde distintas plataformas / canales Seguí leyendo

La firma biométrica y sus ventajas

Firma biométricaLa firma biométrica es un tema que ha generado numerosas consultas en las últimas semanas y un marcado interés por parte de las empresas, principalmente por el gran potencial de mejora en los procesos y la reducción de costos que trae aparejada.

Podríamos apreciarlo en un proceso clásico, por ejemplo un préstamo, que implica imprimir un formulario con cierta cantidad de hojas, habitualmente por duplicado, y hacerlo firmar por el cliente que se queda una copia del mismo. A posteriori el original va circulando por distintos lugares, una persona de algún área específica debe leerlo, revisarlo, autorizarlo y en última instancia firmarlo. Luego de aprobado se guarda en la oficina o en un lugar externo de guarda, en ambos casos viene asociado un costo de tiempo y en el segundo también un costo de guardado. Seguí leyendo

¿Necesitás reportes contables u operativos más específicos?

Los usuarios de áreas contables suelen necesitar reportes especiales, ya sea por requerimientos legales o normativas internas de control y auditoría. Los sistemas ERP corporativos suelen generan reportes con diseños estándar y los empleados deben modificarlos manualmente para tener en un archivo la información que necesitan, perdiendo productividad. Seguí leyendo

Prevención de lavado de dinero digitalizada

Prevencion de lavado de dineroEl tema de prevención de lavado de dinero se ha perfeccionado en los últimos años en Argentina, requiriendo cada vez más requisitos para determinados trámites. En el caso particular de los bancos o financieras el seguimiento de este tema se ha convertido en una constante que a partir de los lineamientos de la Unidad de Información Financiera (UIF) es preciso cumplimentar.

El proceso se inicia en la apertura de cuenta, instancia en la cual hace falta firmar un formulario de la IUF, que queda en el legajo del cliente. Seguí leyendo