Gestión y Control de Legajos de personal

legajos digitalesEn doctec siempre estamos desarrollando mejoras y en esta ocasión queremos contarles sobre la nueva funcionalidad para la Gestión y Control de integridad de los Legajos digitales.

El concepto base del Control de integridad del legajo es que el sistema verifique que estén todos los documentos necesarios ya incorporados en el legajo, dando a conocer al ingresar si faltara alguno de ellos. En el caso de los legajos de personal, que pueden estar compuestos por varios documentos, suele ser complejo su control y en una emergencia, si falta por ejemplo la ART. la situación puede ser crítica. Por otro lado, si quedaran pendientes temas como la firma del convenio de confidencialidad, el alta de AFIP u otro componente del ingreso podría suscitarse un contexto difícil, que se puede prevenir con la ayuda de la tecnología. También el sistema controla la vigencia de la documentación para detectar a tiempo si se necesita algún trámite de actualización.

Se pueden definir Seguí leyendo

La Biblioteca Británica digitalizó el atlas más grande del mundo

digitalización del atlasJohannes Klencke, un mercader danés del siglo XVII, le regaló a Carlos II de Inglaterra un hermoso e inmenso atlas, conociendo su interés en los mapas. Casi 350 años más tarde se digitalizó esta magnífica obra y el trabajo que implicó fue tal que se realizó un video para mostrarlo, véanlo y descúbranlo en este video que muestra el paso a paso!

Escanear un original de más de 1,80 metros de alto sumado al valor histórico que implicaba la necesidad de una perfecta preservación del original planteó un nivel de dificultad que el equipo encargado de la tarea pudo resolver perfectamente.

Mirar el video haciendo click a continuación:

http://www.openculture.com/2017/05/watch-a-timelapse-film-showing-how-the-british-library-digitized-the-worlds-largest-atlas.html

La digitalización de libros y manuales avanza

escaneo de libros La digitalización de libros y manuales es un tema de alto crecimiento, muchas empresas e instituciones quieren tenerlos en formato digital y que el proceso sea realizado por profesionales que sepan cuidar los originales y generar un producto final prolijo y funcional.

Los libros pueden tener distintos tamaños, desde tamaños standares a tamaños extendidos, que implican gran dedicación de tiempo. Además, pueden venir en formatos grandes que requieren equipamiento especial y  necesitar servicios adicionales a la digitalización, como ser tareas de mejoras de calidad de la imágen original, reencuadernado, reconocimiento de Seguí leyendo

Digitalización de documentos: ventajas y potencial I

digitalizar documentosLa digitalización de documentos es la solución para agilizar la consulta y poner a resguardo los valiosos documentos corporativos, asegurando su integridad.

Lo que empezó siendo un escaneo, avanzó con el correr del tiempo y la evolución tecnológica, incrementando sus funcionalidades y posibilidades, para acompañar la transformación digital de las empresas e incrementar su eficiencia. En esta nota vamos a hablar de las ventajas que supone y el próximo mes desarrollaremos el potencial y los avances específicos que se han dado en este campo.

Una de las principales ventajas de la digitalización de documentos está dada por encontrar la información más fácilmente, teniendo acceso distintas personas/áreas/sucursales al mismo tiempo al mismo documento, si fuera necesario, inclusive en distintas locaciones o en el transcurso de viajes de trabajo.

Ante un problema Seguí leyendo

Ventajas de digitalizar los legajos de personal

digitalizar legajos del personalEl área de administración de personal suele ser la encargada, en muchas empresas, de atender los requerimientos que pueden surgir de la dotación completa de la empresa. La tecnología es la herramienta ideal para que las personas que componen este sector puedan disponer de su tiempo eficientemente, simplificando aspectos burocráticos y logísticos.

Entre los temas que maneja este sector se encuentra la documentación de respaldo del ciclo de vida de una persona en la empresa: el ingreso de la persona, licencias, capacitaciones, egreso. Si al momento de la desvinculación se generara algún inconveniente o disconformidad está el riesgo judicial, instancia para la cual es ideal estar siempre preparados  pensando en minimizar los costos que puedan surgir.   Las empresas suelen guardar toda la documentación del personal,  y aunque la disposición legal determina que es preciso un mínimo de 2 años, la mayoría la conserva mucho más tiempo, como un resguardo que permite verificar el cumplimiento de las disposiciones vigentes. Seguí leyendo

Lo nuevo de ManageFile: Notificación de vencimiento automática.

notificacion de vencimientosLa organización es clave en las empresas y cada área tiene determinadas tareas a cargo, algunas de las cuales pueden verse influidas por documentos con fecha de vencimiento.

El área de Recursos humanos controla los vencimientos de los contratos de pasantías o del personal en período de pruebas., el área de ventas controla el vencimiento de las órdenes de compra de sus clientes. En el área de Legales por su parte puede haber diversos tipos de contratos con vencimiento.

Hemos desarrollado una nueva función en el módulo ManageFile-Mailing, que verifica y notifica los vencimientos y puede anticiparlos, avisándonos mediante un correo electrónico, evitando de esta manera las consecuencias que pueden traer aparejados los vencimientos no esperados. Seguí leyendo

Beneficios de la digitalización

digitalizar documentosDigitalizar los documentos de la empresa pasó en pocos años de ser una tendencia a ser casi una necesidad. No obstante, pocos conocen todos sus beneficios y posibilidades, perdiéndose grandes ventajas y ahorros para su empresa.

La tecnología ha avanzado muchísimo en el campo de la digitalización, incorporándose funciones nuevas que significan mayor eficiencia y menores costos.

Si pensamos en los beneficios de la digitalización, en principio están los más evidentes como el ahorro de espacio físico de almacenamiento, que en algunos casos se potencia cuando el depósito está fuera de la empresa y es necesario solicitar el envío de los documentos ante una auditoría por ejemplo. Se suman entonces los costos de logística pero también la demora de los procesos, menor eficiencia y mayor dedicación de nuestro personal a cada una de esas instancias. Seguí leyendo

Motivos para no resguardar los documentos en un ERP

resguardar documentosHay empresas que guardan sus documentos en su sistema de gestión o ERP sin conocer las consecuencias que puede acarrear. Hemos escuchado de  quienes quieren dejar esta metodología y extraer luego la información y en ese punto descubren que no era la herramienta apropiada para este fin. Si usted se siente identificado con esta situación podría hacerse las siguientes preguntas para definir si quiere seguir con este método o le conviene cambiar a otro.

¿Qué ciclo de vida tienen los documentos y los ERP?

Por lo general lo software de gestión/ERP son actualizados o cambiados en ciclos de corto o mediano plazo. Los documentos tienen un ciclo de vida de largo plazo. Por esto es probable que estemos cambiando de ERP cuando aún los documentos resguardados sean válidos y precisen conservarse, lo que nos obliga a extraerlos/exportarlos al nuevo ERP, por lo que en definitiva se requiere exportar datos y documentos asociados. Este proceso de exportación puede tener una complejidad importante, ya que es fundamental no perder la relación entre los documentos y los registros contables vinculados.

¿Es recuperable luego el documento? Seguí leyendo

¿Por qué reducir el uso de papel? El factor ecológico

ecologia-papelEl uso de papel en la oficina y otros ámbitos es tan corriente que pocas personas se preguntan de dónde viene y qué requiere su fabricación, un tema sobre el que vale la pena informarse porque tiene un alcance muy superior al que se puede imaginar.

Además de la contaminación que implica de por sí producir papel, más allá de los árboles, que en su mayoría mueren sin replantarse y llevándose con ellos gran parte de los animales que los pueblan.

En el proceso que lleva a un árbol a transformarse en las hojas que usamos habitualmente se utilizan 370cm de agua limpia para realizar una sola hoja de papel. Para fabricar mil kilos de papel se consumen 100.000 litros de agua, de ellos un 10% altamente contaminado se vierte en los ríos cercanos a la planta procesadora.

Es necesario Seguí leyendo

Optimice tiempos de data entry

facturas data entryAunque los tiempos hayan cambiado y la tecnología avance a pasos agigantados parece que algunas tareas quedaran afuera. Un ejemplo claro es el manejo de las facturas de proveedores, que normalmente se deben cargar de a una en el sistema de pagos para registrar los datos que contienen, tarea de data entry que puede llevar mucho tiempo, con un alto potencial de error.

En doctec nos dedicamos a buscar formas de mejorar la eficiencia y costos empresarios y en este camino lanzamos un nuevo módulo de captura de datos de facturas. Al digitalizarlas de esta manera, se reducen no solo el tiempo de data entry, sino también los costos de archivar las facturas, su traslado, las cajas para guardado y espacio físico.  También incluye la ventaja de no tener que pedir que las envíen los originales en papel ante una auditoría interna o inspección de AFIP. Este proceso se puede realizar tanto con la factura en papel o electrónica, el software toma los datos y aplica reglas de validación e inteligencia para asegurar que los datos se apliquen correctamente. Dependiendo de variables propias de cada empresa se estipula la manera ideal para que el software detecte los datos requeridos  y los valide.

De esta manera se complementan los procesos de digitalización, que como siempre son la clave para bajar costos, ahorrar tiempo y estar a la vanguardia en eficiencia, accediendo a toda la información en segundos y desde cualquier parte del mundo.


 

Certificación de calidad doctec: superamos la auditoríacertificado por iram norma iso 9001-2008

Hemos pasado satisfactoriamente la segunda auditoría de mantenimiento de IRAM respecto a nuestra certificación de calidad ISO 9001-2008. Estamos orgullosos de haberlo logrado gracias a la colaboración de todo el equipo de doctec.