Animación sobre digitalización de legajos
En la animación sobre digitalización de legajos mencionamos sus ventajas en pocas palabras pero hay mucho más que decir al respecto.
Entre las muchas posibilidades de ayuda que supone este proceso para los empleados del sector se destacan los avisos de vencimiento, que pueden configurarse por ejemplo para que avise cuando está por vencer el plazo de prueba por 3 meses vinculado a la contratación de personal.
Hay también distintos documentos que pueden tener vencimiento en el legajo, algunos inclusive que pueden impedir el normal cumplimiento de tareas de los empleados, como las licencias de conducir en los conductores profesionales. Se puede configurar el sistema para recibir un mail avisando los que van vencer en 30 días o el plazo que consideremos preciso para darnos tiempo a renovarlos sin que esto signifique un problema ni que se pierdan días de trabajo, con su costo asociado. Seguí leyendo
Captura de datos de facturas en youtube
Inauguramos el canal de youtube de doctec con un material muy particular: una demo sobre captura de datos de factura. Vamos a seguir trabajando con herramientas audiovisuales, pronto podrán ver nuestra primera animación, buscando una manera dinámica de mostrar las ventajas y mejoras a la eficiencia que supone para las empresas este tipo de procesos. Un paso a dar dentro del camino de la Transformación digital que lleva a mayor seguridad, menores costos y acceso inmediato a los datos en el momento en que son necesarios.
Ya habíamos tocado el tema del potencial de optimización de tiempos de data entry que brinda la captura automática de datos de factura en un artículo. En la nueva demo vemos el tema con otro enfoque, conociendo la arquitectura, la seguridad y el control que suma en el acceso y profundizando en el proceso de gestión digital a través de sus etapas de incorporación y búsqueda de documentos.
Siendo una demo, muestra también el Seguí leyendo
La transformación digital y su potencial
Hay muchas definiciones posibles para Transformación digital, el término de moda en la gestión de empresas. Una forma de definirla podría ser como una ola de innovación en los negocios que está impulsada por las tecnologías. También se suele hablar de la Transformación digital como un proceso por el cual las organizaciones optimizan el uso de la tecnología, para impulsar sus procesos de negocio y generar valor de cara a sus consumidores y sus colaboradores.
En definitiva, lo que buscan las empresas es utilizar la transformación digital para optimizar los procesos que afectan sus áreas internas, clientes y proveedores.
Una herramienta de que se vale la Transformación digital es la gestión documental, en este sentido el aporte del software de doctec es ayudar a las organizaciones a optimizar esos procesos. El cómo y el dónde es amplio, algunas funciones involucradas tienen que ver con la optimización de la captura, disponibilidad, consulta y resguardo de la información contenida en los documentos respaldatorios de las operaciones. De esta forma Seguí leyendo
Digitalización y control de remitos
La importancia de los remitos en una empresa puede ser singular, especialmente en aquellos casos en los cuales la facturación depende de ellos. De cualquier modo, cuando no la facturación habitualmente sí el pago está asociado o dejar de percibirse ante una falla en el proceso de los remitos, con lo cual cualquier mejora en este aspecto suele ser muy rentable.
Viendo el tema en profundidad, el remito es un documento que emite un vendedor con el objetivo de acreditar el envío de ciertas mercaderías. Cuando las mismas llegan a destino, el receptor debe firmar el remito original y devolvérselo al vendedor. El problema es que en empresas con muchos envíos el seguimiento del tema suele ser arduo y la pérdida de comprobantes importante. Dado que el remito es la instancia que acredita la recepción y conformidad de los productos recibidos, su ausencia puede dar como resultado que no hay cómo verificar que el producto se recibió y por consiguiente no corresponde el pago.
Los remitos pueden no volver Seguí leyendo
Gestión y Control de Legajos de personal
En doctec siempre estamos desarrollando mejoras y en esta ocasión queremos contarles sobre la nueva funcionalidad para la Gestión y Control de integridad de los Legajos digitales.
El concepto base del Control de integridad del legajo es que el sistema verifique que estén todos los documentos necesarios ya incorporados en el legajo, dando a conocer al ingresar si faltara alguno de ellos. En el caso de los legajos de personal, que pueden estar compuestos por varios documentos, suele ser complejo su control y en una emergencia, si falta por ejemplo la ART. la situación puede ser crítica. Por otro lado, si quedaran pendientes temas como la firma del convenio de confidencialidad, el alta de AFIP u otro componente del ingreso podría suscitarse un contexto difícil, que se puede prevenir con la ayuda de la tecnología. También el sistema controla la vigencia de la documentación para detectar a tiempo si se necesita algún trámite de actualización.
Se pueden definir Seguí leyendo
La Biblioteca Británica digitalizó el atlas más grande del mundo
Johannes Klencke, un mercader danés del siglo XVII, le regaló a Carlos II de Inglaterra un hermoso e inmenso atlas, conociendo su interés en los mapas. Casi 350 años más tarde se digitalizó esta magnífica obra y el trabajo que implicó fue tal que se realizó un video para mostrarlo, véanlo y descúbranlo en este video que muestra el paso a paso!
Escanear un original de más de 1,80 metros de alto sumado al valor histórico que implicaba la necesidad de una perfecta preservación del original planteó un nivel de dificultad que el equipo encargado de la tarea pudo resolver perfectamente.
Mirar el video haciendo click a continuación:
La digitalización de libros y manuales avanza
La digitalización de libros y manuales es un tema de alto crecimiento, muchas empresas e instituciones quieren tenerlos en formato digital y que el proceso sea realizado por profesionales que sepan cuidar los originales y generar un producto final prolijo y funcional.
Los libros pueden tener distintos tamaños, desde tamaños standares a tamaños extendidos, que implican gran dedicación de tiempo. Además, pueden venir en formatos grandes que requieren equipamiento especial y necesitar servicios adicionales a la digitalización, como ser tareas de mejoras de calidad de la imágen original, reencuadernado, reconocimiento de Seguí leyendo
Digitalización de documentos: ventajas y potencial I
La digitalización de documentos es la solución para agilizar la consulta y poner a resguardo los valiosos documentos corporativos, asegurando su integridad.
Lo que empezó siendo un escaneo, avanzó con el correr del tiempo y la evolución tecnológica, incrementando sus funcionalidades y posibilidades, para acompañar la transformación digital de las empresas e incrementar su eficiencia. En esta nota vamos a hablar de las ventajas que supone y el próximo mes desarrollaremos el potencial y los avances específicos que se han dado en este campo.
Una de las principales ventajas de la digitalización de documentos está dada por encontrar la información más fácilmente, teniendo acceso distintas personas/áreas/sucursales al mismo tiempo al mismo documento, si fuera necesario, inclusive en distintas locaciones o en el transcurso de viajes de trabajo.
Ante un problema Seguí leyendo
Ventajas de digitalizar los legajos de personal
El área de administración de personal suele ser la encargada, en muchas empresas, de atender los requerimientos que pueden surgir de la dotación completa de la empresa. La tecnología es la herramienta ideal para que las personas que componen este sector puedan disponer de su tiempo eficientemente, simplificando aspectos burocráticos y logísticos.
Entre los temas que maneja este sector se encuentra la documentación de respaldo del ciclo de vida de una persona en la empresa: el ingreso de la persona, licencias, capacitaciones, egreso. Si al momento de la desvinculación se generara algún inconveniente o disconformidad está el riesgo judicial, instancia para la cual es ideal estar siempre preparados pensando en minimizar los costos que puedan surgir. Las empresas suelen guardar toda la documentación del personal, y aunque la disposición legal determina que es preciso un mínimo de 2 años, la mayoría la conserva mucho más tiempo, como un resguardo que permite verificar el cumplimiento de las disposiciones vigentes. Seguí leyendo
Lo nuevo de ManageFile: Notificación de vencimiento automática.
La organización es clave en las empresas y cada área tiene determinadas tareas a cargo, algunas de las cuales pueden verse influidas por documentos con fecha de vencimiento.
El área de Recursos humanos controla los vencimientos de los contratos de pasantías o del personal en período de pruebas., el área de ventas controla el vencimiento de las órdenes de compra de sus clientes. En el área de Legales por su parte puede haber diversos tipos de contratos con vencimiento.
Hemos desarrollado una nueva función en el módulo ManageFile-Mailing, que verifica y notifica los vencimientos y puede anticiparlos, avisándonos mediante un correo electrónico, evitando de esta manera las consecuencias que pueden traer aparejados los vencimientos no esperados. Seguí leyendo
