Preguntas sobre digitalización de documentos
Con las soluciones avanzadas que hay hoy en día en Transformación digital documental con automatizaciones que resuelven muchas tareas por momentos nos olvidamos de lo más simple: el ABC de la digitalización de documentos.
Aquí tienes una lista de las 7 preguntas más frecuentes que existen sobre la digitalización de documentos:
1-¿Qué es la digitalización de documentos y por qué es importante?
-La digitalización de documentos es convertir documentos físicos en formato digital, permitiendo su almacenamiento y gestión en sistemas electrónicos.
-Es importante porque mejora la accesibilidad, reduce el espacio físico necesario para almacenamiento, facilita la búsqueda y recuperación de información, y aumenta la seguridad y protección de los documentos.
2-¿Qué tipos de documentos se pueden digitalizar?
Seguí leyendoBeneficios de automatizar y digitalizar pago a proveedores
¿Cómo facilitar la gestión de pago a proveedores y tesorería con digitalización y automatización?
¿Y al mismo tiempo asegurarse de que no queden facturas clave sin pagar?
Mejorar este proceso y brindarle más seguridad en cada paso es posible con Doctec Sign.
¿Cómo sería el paso a paso?
Cuando se recibe la factura en la cuenta de email asignada a proveedores, ésta se descarga de manera automática en la plataforma Managefile y queda disponible para que el usuario realice el proceso de ingreso de los datos asociados.
Al disparar el workflow el sistema puede buscar la documentación complementaria que se requiera (ej: orden de compra y/o remito) y el flujo sigue su curso, llegando la notificación a la persona que tiene asignado al siguiente paso. Para ésta etapa es importante que el sistema con el que se interactúa disponga de servicios Web.
Seguí leyendoLa importancia de la digitalización de documentos y su aporte a la eficiencia
¿Ahorrar costos, asegurar la información y facilitar el acceso?
Son sólo algunas de las razones por las cuáles vale la pena la digitalización de documentos e invertir en gestión documental.
Hoy en día es casi un requisito para que una empresa sea competitiva.
En un mundo cada vez más inclinado hacia lo digital, la digitalización de documentos y una gestión documental eficiente se han vuelto fundamentales para las empresas y organizaciones de todos los tamaños.
La transformación digital no solo es una tendencia, sino una necesidad que impulsa la optimización de procesos, la mejora de la accesibilidad y la garantía de seguridad en la gestión de la información.
¿Por qué digitalizar documentos? Seguí leyendo
Tips para el Ahorro con Digitalización y Gestión Documental
La digitalización de documentos y la implementación de software de gestión documental no solo modernizan los procesos, sino que también pueden generar significativos ahorros para las empresas.
Aquí te presentamos algunos tips para garantizar un ahorro efectivo:
- Centralización de Documentos: Un primer paso crucial es centralizar todos los documentos relacionados con los empleados y la contabilidad en un sistema de gestión documental.
Esto facilita el acceso rápido y eficiente a la información, eliminando la necesidad de buscar en archivos físicos y reduciendo el tiempo dedicado a tareas administrativas.
- Implementación de Recibos de Sueldo Electrónicos: La transición a recibos de sueldo electrónicos no solo es eco-amigable, sino que también reduce los costos asociados con la impresión y distribución física de documentos.
Además, la seguridad y la integridad de la información se mejoran significativamente al eliminar riesgos asociados con pérdidas o extravíos de documentos en papel. Seguí leyendo
¿Qué aporta el asesoramiento en Trasformación digital documental?
En nuestra diaria jornada de trabajo en Doctec recibimos distintas consultas que requieren asesoramiento tales cómo:
-¿Qué documentos necesito conservar en papel legalmente?
-¿Por dónde me conviene empezar a digitalizar?
-¿Dónde están las oportunidades de ahorro con proyectos de Transformación digital documental?
En base a las dudas que surgen en cada empresa y a la estructura y procesos que la caracterizan hay distintos cursos de acción que pueden ser más efectivos.
En líneas generales hay buenas prácticas en Transformación digital documental que conviene tomar en cuenta. La idea siempre es que digitalizar sea una inversión que rinda frutos, nunca un gasto.
Uno de los temas que genera más consultas es qué documentos se pueden descartar, luego de digitalizarse, ya que esto involucra ahorros de espacio, de envío y más, además de ser mucho más fáciles de encontrar y aumentar la eficiencia.
En Doctec tenemos un servicio especial llamado Racionalización del Archivo Documental.
¿En qué consiste? Seguí leyendo
Proveedores: Gestión optimizada de autorizaciones de pago.
¿La cadena de firmas necesaria para autorizar un pago a proveedores es extensa?
¿Pasa a veces que una factura se pierde en el camino?
¿O que justo la factura de un componente o proveedor clave se demoró y eso complica la gestión o ventas de la empresa?
Antes de llegar a esa instancia, o para que no se repita en los momentos que más nos pueden complicar, hay una solución justa para ese tipo de problema: la nueva plataforma de firma digital de Doctec.
Está pensada para agilizar el proceso de autorización de pagos a proveedores como una de sus ventajas principales.
Dentro de la multiplicidad de funciones que contiene una de las principales es un flujo de trabajo simplificado que permite a los usuarios aprobar pagos con mayor rapidez y eficiencia.
La conexión con los sistemas ERP (SAP / Tango, etc) de las organizaciones se realiza mediante webservices, con lo cual, el ida y vuelta de la información entre ambos sistemas está asegurado.
Escanear vs. Digitalizar documentos: ingreso a la Gestión Documental
En el mundo de la gestión documental, dos términos que a menudo se confunden son “escanear” y “digitalizar”. A primera vista, ambos procesos parecen similares, ya que ambos involucran la conversión de documentos en papel en formatos digitales. Sin embargo, hay diferencias significativas entre escanear y digitalizar, y comprender estas diferencias es crucial para una gestión de documentos eficiente.
Escanear Documentos:
Escanear documentos es un proceso que implica la conversión de un documento físico en papel en una imagen digital. Este proceso es generalmente realizado por un escáner, que captura una imagen del documento y la almacena en formato digital, como un archivo PDF o una imagen JPEG. El objetivo principal de escanear documentos es crear una réplica digital de la página original, lo que facilita la distribución electrónica o la impresión de copias adicionales si es necesario. Seguí leyendo
¿Cuáles son las tecnologías de documentos más utilizadas hoy en día?
Tan rápido avanza la tecnología que a veces es difícil encontrar los datos principales que nos brindan utilidad inmediata.
Las tecnologías de documentos están entre las que más ahorros y productividad aportan a las empresas pero ¿Cuáles son las más utilizadas?
¿Cuáles las claves que no podemos desconocer?
El nombre de nuestra empresa, doctec, refiere precisamente a esas palabras: Tecnologías de Documentos. Inicialmente llamada Document technologies se simplificó para llegar a doctec.
Pero antes de avanzar vamos al principio… Seguí leyendo
¿Por qué digitalizar los documentos? Cuantificar el ahorro es posible!
Un servicio de digitalización de documentos es mucho más que un simple escaneo, pero cómo cuantificar el ahorro que puede generar en el futuro?
Convertir un documento en papel a su equivalente electrónico puede ser mucho más que tomar una imagen.
Para empezar abre puertas a una mayor eficiencia, ya que si digitalizamos los archivos históricos podemos usar todo ese espacio para fines más útiles o bien incluso, ahorrar en alquiler.
¿Pero cuáles será necesario conservar de todos esos papeles que tenemos guardados? Seguí leyendo
Un servicio de digitalización robusto, confiable y flexible.
Si en tu empresa necesitan encarar una mejora en los procesos y digitalizar documentos tené en cuenta que el servicio de digitalización de doctec cuenta con ventajas diferenciales para migrar a una oficina sin papel con mayor tranquilidad.
¿Cuáles con esas ventajas y qué aportan?
–Seguridad: La empresa de mayor trayectoria en servicio de digitalización de Argentina es una apuesta segura, porque 30 años operando con las empresas más importantes del mercado se traducen en confiabilidad para las empresas y organismos que contratan el servicio, ejecutado de forma altamente profesional y segura.
–Calidad: Contar con la Certificación de calidad ISO 9001:2015 implica que nuestros procesos son monitoreados y verificados constantemente para tranquilidad de quien nos contrata.
–Experiencia: La extensa trayectoria en el mercado aporta gran expertise que en la práctica implica la habilidad para brindar respuestas rápidas y seguras a diversas áreas de la empresa como así también a clientes y proveedores. Seguí leyendo
