digitalización de documentos

La importancia de la digitalización de documentos y su aporte a la eficiencia

¿Ahorrar costos, asegurar la información y facilitar el acceso?

Son sólo algunas de las razones por las cuáles vale la pena la digitalización de documentos e invertir en gestión documental.

Hoy en día es casi un requisito para que una empresa sea competitiva.

En un mundo cada vez más inclinado hacia lo digital, la digitalización de documentos y una gestión documental eficiente se han vuelto fundamentales para las empresas y organizaciones de todos los tamaños.

La transformación digital no solo es una tendencia, sino una necesidad que impulsa la optimización de procesos, la mejora de la accesibilidad y la garantía de seguridad en la gestión de la información.

¿Por qué digitalizar documentos? Seguí leyendo

Tips para el Ahorro con Digitalización y Gestión Documental

La digitalización de documentos y la implementación de software de gestión documental no solo modernizan los procesos, sino que también pueden generar significativos ahorros para las empresas.

Aquí te presentamos algunos tips para garantizar un ahorro efectivo:

  1. Centralización de Documentos: Un primer paso crucial es centralizar todos los documentos relacionados con los empleados y la contabilidad en un sistema de gestión documental.

Esto facilita el acceso rápido y eficiente a la información, eliminando la necesidad de buscar en archivos físicos y reduciendo el tiempo dedicado a tareas administrativas.

  1. Implementación de Recibos de Sueldo Electrónicos: La transición a recibos de sueldo electrónicos no solo es eco-amigable, sino que también reduce los costos asociados con la impresión y distribución física de documentos.

Además, la seguridad y la integridad de la información se mejoran significativamente al eliminar riesgos asociados con pérdidas o extravíos de documentos en papel. Seguí leyendo

¿Qué aporta el asesoramiento en Trasformación digital documental?

En nuestra diaria jornada de trabajo en Doctec recibimos distintas consultas que requieren asesoramiento tales cómo:

-¿Qué documentos necesito conservar en papel legalmente?
-¿Por dónde me conviene empezar a digitalizar?
-¿Dónde están las oportunidades de ahorro con proyectos de Transformación digital documental?

En base a las dudas que surgen en cada empresa y a la estructura y procesos que la caracterizan hay distintos cursos de acción que pueden ser más efectivos.

En líneas generales hay buenas prácticas en Transformación digital documental que conviene tomar en cuenta. La idea siempre es que digitalizar sea una inversión que rinda frutos, nunca un gasto.

Uno de los temas que genera más consultas es qué documentos se pueden descartar, luego de digitalizarse, ya que esto involucra ahorros de espacio, de envío y más, además de ser mucho más fáciles de encontrar y aumentar la eficiencia.

En Doctec tenemos un servicio especial llamado Racionalización del Archivo Documental.

¿En qué consiste? Seguí leyendo

Proveedores: Gestión optimizada de autorizaciones de pago.

¿La cadena de firmas necesaria para autorizar un pago a proveedores es extensa?

¿Pasa a veces que una factura se pierde en el camino?

¿O que justo la factura de un componente o proveedor clave se demoró y eso complica la gestión o ventas de la empresa?

Antes de llegar a esa instancia, o para que no se repita en los momentos que más nos pueden complicar, hay una solución justa para ese tipo de problema: la nueva plataforma de firma digital de Doctec.

Está pensada para agilizar el proceso de autorización de pagos a proveedores como una de sus ventajas principales.

Dentro de la multiplicidad de funciones que contiene una de las principales es un flujo de trabajo simplificado que permite a los usuarios aprobar pagos con mayor rapidez y eficiencia.

La conexión con los sistemas ERP (SAP / Tango, etc) de las organizaciones se realiza mediante webservices, con lo cual, el ida y vuelta de la información entre ambos sistemas está asegurado.

Seguí leyendo

Escanear vs. Digitalizar documentos: ingreso a la Gestión Documental

escanear o digitalizar documentosEn el mundo de la gestión documental, dos términos que a menudo se confunden son “escanear” y “digitalizar”. A primera vista, ambos procesos parecen similares, ya que ambos involucran la conversión de documentos en papel en formatos digitales. Sin embargo, hay diferencias significativas entre escanear y digitalizar, y comprender estas diferencias es crucial para una gestión de documentos eficiente.

 

Escanear Documentos:

Escanear documentos es un proceso que implica la conversión de un documento físico en papel en una imagen digital. Este proceso es generalmente realizado por un escáner, que captura una imagen del documento y la almacena en formato digital, como un archivo PDF o una imagen JPEG. El objetivo principal de escanear documentos es crear una réplica digital de la página original, lo que facilita la distribución electrónica o la impresión de copias adicionales si es necesario. Seguí leyendo

¿Cuáles son las tecnologías de documentos más utilizadas hoy en día?

Tecnologías de documentosTan rápido avanza la tecnología que a veces es difícil encontrar los datos principales que nos brindan utilidad inmediata.

Las tecnologías de documentos están entre las que más ahorros y productividad aportan a las empresas pero ¿Cuáles son las más utilizadas?

 

¿Cuáles las claves que no podemos desconocer?

El nombre de nuestra empresa, doctec, refiere precisamente a esas palabras: Tecnologías de Documentos. Inicialmente llamada Document technologies se simplificó para llegar a doctec.
Pero antes de avanzar vamos al principio… Seguí leyendo

¿Por qué digitalizar los documentos? Cuantificar el ahorro es posible!

Beneficios Digitalizar documentosUn servicio de digitalización de documentos es mucho más que un simple escaneo, pero cómo cuantificar el ahorro que puede generar en el futuro?

Convertir un documento en papel a su equivalente electrónico puede ser mucho más que tomar una imagen.

Para empezar abre puertas a una mayor eficiencia, ya que si digitalizamos los archivos históricos podemos usar todo ese espacio para fines más útiles o bien incluso, ahorrar en alquiler.

¿Pero cuáles será necesario conservar de todos esos papeles que tenemos guardados? Seguí leyendo

Un servicio de digitalización robusto, confiable y flexible.

Si en tu empresa necesitan encarar una mejora en los procesos y digitalizar documentos tené en cuenta que el servicio de digitalización de doctec cuenta con ventajas diferenciales para migrar a una oficina sin papel con mayor tranquilidad.

¿Cuáles con esas ventajas y qué aportan?

Seguridad: La empresa de mayor trayectoria en servicio de digitalización de Argentina es una apuesta segura, porque 30 años operando con las empresas más importantes del mercado se traducen en confiabilidad para las empresas y organismos que contratan el servicio, ejecutado de forma altamente profesional y segura.

Calidad: Contar con la Certificación de calidad ISO 9001:2015 implica que nuestros procesos son monitoreados y verificados constantemente para tranquilidad de quien nos contrata.

Experiencia: La extensa trayectoria en el mercado aporta gran expertise que en la práctica implica la habilidad para brindar respuestas rápidas y seguras a diversas áreas de la empresa como así también a clientes y proveedores. Seguí leyendo

Novedades y actualizaciones 2022-2023 en digitalización de documentos


El año 2022 que está finalizando  ha sido muy fructífero en avances y nuevos proyectos para Doctec.

Queremos compartir con nuestros clientes y la comunidad los desarrollos que realizamos recientemente o en están en curso, siempre con la mira en el futuro y en generar novedades que permitan modernizar y generar ahorros a nuestros clientes.

Quienes nos acompañan siempre pueden confiar en que nuestras actualizaciones permanentes les permiten estar a la vanguardia de la Transformación digital documental.

 

Los campos y proyectos en los cuáles trabajamos este año:

Firma electrónica y digital de contratos:

-Estamos comenzando el desarrollo de una plataforma propia para la firma electrónica y digital de contratos. Fuimos contratados por una empresa financiera del rubro automotriz, para el desarrollo de una plataforma que permitirá distribuir contratos para que sean firmados por los clientes (Firma electrónica) y por los concesionarios (Firma digital). Seguí leyendo

Digitalización de documentos a gran escala: cada vez más necesario

El proceso de digitalización de documentos define convertir documentos físicos como papeles y libros a un formato digital. Hay empresas que tienen un archivo en papel considerable y el mismo les ocupa mucho espacio, además de ser poco práctico ya que es complejo encontrar lo que se busca, que los documentos no se pierdan y que quien los retira los devuelva al mismo lugar.

La digitalización de documentos a gran escala puede demorar menos de lo que imaginamos y resultar una gran ventaja una vez realizada, con toda la información accesible y cada tipo de documento se puede autorizar para su apertura a un determinado perfil de usuario, con lo cual la seguridad se incrementa.

Algunos profesionales como contadores o abogados tienen cantidades muy grandes de papel, lo que supone serios problemas ante una consulta de un cliente, la demora en la búsqueda suele ser problemática y ni hablar del home office, que se vuelve muy difícil. Lo mismo pasa con frecuencia en las empresas y el hecho de digitalizar estos documentos permite luego una mejor organización y una respuesta mucho más rápida, además de evitar pérdidas de tiempo en búsquedas interminables.

Seguí leyendo