4 ventajas de la Transformación digital documental
El volumen de información que crean las empresas diariamente es enorme, lo que vuelve muy complejo el ordenamiento de todos estos documentos para que múltiples usuarios los puedan ver. Además, cuando hay rotación de personal el tema es todavía más difícil porque cada empleado tiene un criterio y encontrar la información histórica termina siendo casi misión imposible. Contratos, legajos de clientes y su historial de pagos, remitos y mucho más puede llegar a perderse en esos momentos, ocasionando un daño a la empresa.
Los sistemas de gestión de documentos brindan grandes ventajas, que desde la generalización del Home Office se han vuelto casi imprescindibles, para manejar esta complejidad, que implican mejoras y ahorros de tiempo y dinero en distintos procesos.
Recibos de sueldo digitales: cada vez más necesarios
Muchos procesos están cambiando, desde hace años venían con la misma modalidad y de repente con la cuarentena se dificultan hasta convertirse en casi insostenibles de la manera tradicional.
Una de las áreas afectadas es la de Recursos humanos, particularmente en el sector de liquidación de sueldos y jornales o Payroll, donde se emiten los recibos de haberes. Habitualmente se procesaban en un sistema, se imprimían y se distribuían para firmar de manera presencial.
Este proceso ya no es posible con estas características, y aunque varias empresas se habían pasado previamente a la modalidad digital, mucho más práctica y sencilla de administrar, ahora se vuelve casi una necesidad incorporarla en el menor tiempo posible.
En la opción digital los recibos se importan y los firma un representante del empleador con firma digital. Una vez firmados el sistema de manera automática envía un aviso por mail detallando que el recibo de sueldo ya está disponible, con la instrucción de clickear para verlo. De este modo se abre una ventana que te permite loguearte con usuario y password, brindando acceso a los recibos de sueldo de los últimos meses. Al clickear en el que te interesa el sistema no sólo te permite verlo sino también firmarlo. Adicionalmente se puede descargar o imprimir. Seguí leyendo
Digitalizar libros contables: beneficios y ahorros
Entre las variadas oportunidades de reducción de costos que ofrece la Transformación digital en el ámbito empresario una de las más atractivas es la Digitalización de libros contables legales.
¿Y cuál es el principal beneficio de este servicio? Básicamente está dado por evitar el proceso que implican los libros contables en papel: llevarlos a copiar, que ya implica un desplazamiento, pagar la impresión y copia a un libro y la demora de varios días/semanas que puede significar. Las empresas que necesitan numerosas hojas de libros contables pueden abonar un costo considerable solamente en impresión.
Gran parte de las etapas y costos se pueden evitar al digitalizar todo el proceso a través del servicio de generación de los libros contables legales de Doctec que, dependiendo del tipo de empresa y cantidad de hojas, puede significar un ahorro muy importante al minimizar el uso de papel.
Recientemente una entidad bancaria nos Seguí leyendo
¿Cómo mejorar la productividad con digitalización? Parte II
El mes pasado empezamos a desarrollar el tema de cómo la digitalización de documentos puede contribuir a la reducción de costos, continuamos con el mismo ya que sus variantes son numerosas y cada una supone una contribución a la productividad.
Ahorros directos
En Estados Unidos se estima un desperdicio de 8 billones de dólares por año en papel. El gasto en que incurren las empresas al manejar la información en papel es mucho más grande de lo que la gente pueda imaginar.
Digitalizando se ahorra en impresión, archivo y guardado de papel, gastos en gran medida innecesarios.
Mayor seguridad
Los documentos en papel son extremadamente vulnerables al robo, pérdida y destrucción. Cuando la información se almacena de manera digital está mejor protegida de todas estas amenazas. Además, si fuera necesario se puede incluso lograr un nivel de seguridad aún mayor restringiendo su acceso con clave y o perfil de usuario.
Tipos de documentos confidenciales, financieros, con información de clientes, proyecciones de precios y más están mucho más seguros en formato digital. Inclusive es posible saber qué documento fue visto por cada usuario. Seguí leyendo
¿Cómo mejorar la productividad con digitalización de documentos?
Muchas empresas suelen estar en la búsqueda de maneras de mejorar la productividad y la eficiencia, lo que finalmente lleva a una reducción de costos. En este camino la gestión de documentos puede cumplir un rol significativo, a continuación algunas estadísticas que lo ilustran.
Un estudio realizado en Estados Unidos mostró que el 21,3% de las pérdidas en la productividad de los empleados se deben a temas derivados de la documentación en papel y los riesgos, tiempos y características requeridas en su procesamiento.
Convertir los archivos en papel a archivos digitales mediante su escaneo y uso de un software de gestión documental puede marcar una gran diferencia. Pocos documentos realmente ameritan ser impresos por lo cual vale la pena estudiar con mayor profundidad cómo la digitalización de documentos puede ser beneficiosa para tu empresa Seguí leyendo
¿Qué aporta la Consultoría en Transformación digital?
La Transformación digital llegó para quedarse, no cabe duda, en esta afirmación muchos concuerdan aunque algunos no interpretan del todo sus alcances y potencial. El tema se ha desarrollado en diversos campos, doctec se especializa en gestión documental y digitalización, con opciones de automatización de procesos que generan ahorros considerables.
¿Dónde y cómo se alcanza esta disminución de costos? Al respecto queremos recordarles tres servicios que permiten alcanzar ese resultado y detallarles de qué manera se logra. Seguí leyendo
Asesoramiento en Transformación Digital
Si escuchaste hablar de Transformación digital y te parece un concepto tan amplio que no sabés ni cómo empezar a aplicarlo podemos ayudarte.
¿Qué podés lograr concretamente a través de la Transformación digital en gestión de documentos? El servicio de asesoramiento de doctec se centra en esta pregunta y le da respuesta con una propuesta funcional que apunta a mejorar el circuito de tu empresa en cuanto al manejo de la documentación. Seguí leyendo
