Proveedores: Gestión optimizada de autorizaciones de pago.
¿La cadena de firmas necesaria para autorizar un pago a proveedores es extensa?
¿Pasa a veces que una factura se pierde en el camino?
¿O que justo la factura de un componente o proveedor clave se demoró y eso complica la gestión o ventas de la empresa?
Antes de llegar a esa instancia, o para que no se repita en los momentos que más nos pueden complicar, hay una solución justa para ese tipo de problema: la nueva plataforma de firma digital de Doctec.
Está pensada para agilizar el proceso de autorización de pagos a proveedores como una de sus ventajas principales.
Dentro de la multiplicidad de funciones que contiene una de las principales es un flujo de trabajo simplificado que permite a los usuarios aprobar pagos con mayor rapidez y eficiencia.
La conexión con los sistemas ERP (SAP / Tango, etc) de las organizaciones se realiza mediante webservices, con lo cual, el ida y vuelta de la información entre ambos sistemas está asegurado.
¿Cómo superar el desafío en Transformación digital documental?
Lograr los tres pasos esenciales del desafío en Transformación digital documental es necesario hoy en día para mejorar la experiencia del cliente, brindar un servicio más eficiente y lograr ingresos crecientes.
La transformación digital documental se aceleró de manera exponencial en el home office y ya las empresas la necesitan imperiosamente para ser competitivas, tanto a nivel costo como en el servicio que brindan a sus clientes y empleados.
Algunas instancias que hace falta conocer hoy en día para entender cómo repercute en cada área y dónde se están logrando los mejores resultados:
-Servicio al cliente: brindar respuestas rápidas por Whatsapp permite tener clientes más satisfechos y al mismo tiempo reducir el costo y el tiempo de respuesta, requiriendo menos atención humana. Posibilita funciones especiales como descargar facturas y otros documentos de manera automática por Whatsapp. Seguí leyendo
¿Qué es la arquitectura de integraciones?
La arquitectura de integraciones es una representación de la manera en la cual la Trasformación digital documental puede ayudar a tu empresa a interactuar con el cliente final, los proveedores y empleados para entender mejor el tema visualmente. En esencia muestra que hay tres canales principales: integrarnos con el front end de sistemas del cliente, el FrontEnd de ManageFile® y el WhatsApp bot de ManageFile®.
Yendo más al detalle, en la primera opción el cliente ya tiene un portal con el cual se comunica e intercambia información con sus proveedores o clientes, entonces nosotros le sumamos que también pueda intercambiar documentos, para unificar y facilitar todo el proceso a través del mismo canal. Seguí leyendo
Generá un home office más organizado y seguro
Hace más de un año de la primera cuarentena, cuando repentinamente tuvimos que trabajar desde casa y se hizo todo lo posible de manera a veces improvisada porque funcione. Nos acomodamos con mails, almacenando los documentos en dropbox/GoogleDrive o carpetas compartidas de Windows y otras formas de resolver una situación intempestiva e imprevisible.
Con el correr del tiempo empezamos a ver que estas soluciones no eran suficiente, porque los archivos podían borrarse, moverse de lugar, o ser almacenados en carpetas incorrectas. También es es complicado compartir una parte con unos y otra parte con otros, incluir a terceros como proveedores o clientes es mucho más difícil e inseguro y todos tienen criterios distintos para organizar sus documentos de manera virtual. Seguí leyendo
Productividad en Proveedores: Captura de datos de facturas
El área de Atención a Proveedores suele tener una carga de trabajo manual importante, en especial en las grandes empresas que manejan muchos proveedores diferentes. La productividad puede disminuir en épocas en que se reciben muchas facturas como diciembre, aunque el caudal habitual sea igualmente significativo. A veces entre tantos comprobantes que hay que cargar en el sistema se puede extraviar uno de un proveedor clave que afecte el funcionamiento normal de la empresa, con lo cual el tema adquiere mayor relevancia.
No obstante, el sólo hecho de tener que realizar el data entry manual de un cierto número de facturas implica innumerables horas de trabajo y cualquier demora afecta los reportes mensuales y a otras áreas de la empresa.
Entendiendo la problemática de esta área es que generamos una solución a su medida que permite optimizar el proceso de recepción y captura de los datos contenidos en las facturas de los proveedores. La automatización de parte de este proceso mediante un software que digitalice los datos, reconociéndolos e ingresándolos al sistema, evitando el data entry manual, ahorra costos y asegura la validez de la información, evitando errores u omisiones manuales. Seguí leyendo
Productividad en Recursos humanos: recibos de sueldo digitales
Siguiendo con el tema de la última edición, sobre la productividad en el área de Recursos Humanos, una tarea que adquirió una trascendencia especial en la cuarentena es la de los recibos de sueldo, con distintas maneras de encarar el proceso.
La cuarentena marcó un antes y un después y el tema recibos de sueldo requería solución inmediata, antes eran fáciles de distribuir en papel y de repente pasó a ser imposible en muchos casos. Se convirtió en una necesidad apremiante el hecho de implementar los recibos de sueldo en su versión digital, con grandes diferencias en las empresas en cuanto a seguridad, rapidez y confiabilidad del proceso elegido con este fin. También debido a la urgencia algunas empresas no llegaron a conocer todas las opciones y fueron descubriendo que el hecho de enviar los recibos simplemente por mail tenía desventajas.
Una implementación bien organizada de los recibos de sueldo digitales tiene en realidad innumerables beneficios, y a su vez necesidades como lograr una forma de confirmación de parte de los empleados respecto a su recepción. Seguí leyendo
Implementación de Firma Electrónica – Transformación documental
Aunque la cuarentena se esté flexibilizando los hábitos cambiaron y la gente se acostumbró a realizar muchas más actividades desde su casa, con lo cual disponer de esta modalidad es a estas alturas una necesidad en casi todos los rubros. En paralelo, las empresas deben adecuar sus procesos, de manera rápida, a ésta nueva modalidad de procesos onlines y móviles.
A estos efectos, contar con la posibilidad de adquirir servicios totalmente online a partir de la correcta implementación de firma electrónica, se convirtió en una prioridad para muchas organizaciones, entre ellas, Plan Ovalo SAIC.
Con la integración de la solución de Firma Electrónica provista por DOCTEC, los clientes de FORD pueden suscribirse a Plan Óvalo, de forma totalmente online. A lo mencionado anteriormente se suma la presencia en los concesionarios oficiales de la marca, que pueden enviar la suscripción completa a través de e-mail, con el objetivo de que los clientes la firmen sin concurrir al local. Seguí leyendo
Nueva Funcionalidad
Hemos incorporado en ManageFile la funcionalidad de marca de agua.
El objetivo de ésta funcionalidad es incorporar en la visualización de la imagen del documento, un texto configurable. Tiene por objeto incorporar leyendas como por ejemplo “Copia controlada” , “Imagen Digitalizada”. En forma adicional, permite que se visualice el nombre del usuario que está generando el documento, así como la fecha y hora de la generación.
Caso de Éxito – Transformación documental – Cia Financiera
Una importante Compañía Financiera de la ciudad de Rosario, Provincia de Santa Fe, se sumó a la transformación digital con ManageFile.
El equipo del área de operaciones, ahora puede acceder y gestionar en tiempo real, los legajos de sus clientes y de las operaciones financieras, optimizando los tiempos operativos y fundamentalmente, permitiendo acceso descentralizado y seguro a los documentos, fundamental en éstos tiempos de COVID19.
Como valor agregado de la solución implementada, el responsable de la operación tiene acceso a un reporte online sobre la lista de vouchers que se encuentran pendientes de ser digitalizados, respecto a los vouchers generados, de manera de poder asegurarse tener la integridad de la documentación correctamente digitalizada y resguardada.
La implementación y finalización del proyecto se logró en los tiempos previstos, 2 meses, gracias al grupo de trabajo conformado por los profesionales de Document Technologies y del cliente.
Ahorrá costos con APIs / Webservices
En una edición pasada de este newsletter realizamos una introducción al tema de APIs / Webservices, en esta ocasión queremos ahondar en los beneficios específicos que nos brinda este tipo de desarrollo, además de detallar la funcionalidad.
En líneas generales, predomina el ahorro de costos como la gran ventaja, a consecuencia de mejorar la operatoria de la empresa, encontrar más rápido los documentos, darle acceso a los clientes finales o proveedores y automatizar consultas que de otro modo tendrían que ser atendidas por nuestro personal.
Los beneficios inmediatos consisten en simplificar y agilizar procesos para disponibilizar sus documentos (Ej: Estados de Cuenta, Facturas, etc.) a través del Portal Web Corporativo o Dispositivos móviles.
Un detalle más específico de beneficios de APIs / Webservices a continuación:
– Reducción de costos y tiempos de desarrollo de aplicaciones Front End
– Reducción de tiempos y costos operativos
– Menor riesgo operativo por reducción de tareas manuales Seguí leyendo
