Convenio multilateral: captura de datos y control de integridad
Actualizá las bases impositivas vinculadas al convenio multilateral de manera más rápida y eficiente!
En doctec contamos con un servicio específico en el tema de Convenio multilateral que consiste en capturar los datos y hacer un control cruzado entre el convenio y el alta del mismo, para validar que estén relacionadas las jurisdicciones, es decir, que no falte ni sobre ninguna.
Para contar con mayor seguridad en cuanto a evitar errores u omisiones y ahorrar tiempo.
La ventaja es doble, se evitan las demoras y costos del data entry dado que el sistema reconoce los datos sin necesidad de ingresarlos manualmente, y hay un segundo paso de validación que brinda mayor seguridad en cuanto a que la información sea la correcta. Al tratarse de un proceso automático evitar el error humano es de por sí valioso, la validación posterior es un plus que brinda mayor tranquilidad. Seguí leyendo
4 ventajas de la Transformación digital documental
El volumen de información que crean las empresas diariamente es enorme, lo que vuelve muy complejo el ordenamiento de todos estos documentos para que múltiples usuarios los puedan ver. Además, cuando hay rotación de personal el tema es todavía más difícil porque cada empleado tiene un criterio y encontrar la información histórica termina siendo casi misión imposible. Contratos, legajos de clientes y su historial de pagos, remitos y mucho más puede llegar a perderse en esos momentos, ocasionando un daño a la empresa.
Los sistemas de gestión de documentos brindan grandes ventajas, que desde la generalización del Home Office se han vuelto casi imprescindibles, para manejar esta complejidad, que implican mejoras y ahorros de tiempo y dinero en distintos procesos.
Con legajos de personal digitales todo está controlado
¿Preparado para inspecciones, auditorías o demandas laborales?
En los legajos de personal hay documentos clave que pueden dejarnos en falta ante una inspección de un organismo gubernamental o demanda de un ex empleado. A veces esos documentos se extravían, no se lograron en su momento y se fueron olvidando o están desactualizados, quedando en una situación de riesgo potencial la empresa y los responsables del tema. Seguí leyendo
Productividad en Proveedores: Captura de datos de facturas
El área de Atención a Proveedores suele tener una carga de trabajo manual importante, en especial en las grandes empresas que manejan muchos proveedores diferentes. La productividad puede disminuir en épocas en que se reciben muchas facturas como diciembre, aunque el caudal habitual sea igualmente significativo. A veces entre tantos comprobantes que hay que cargar en el sistema se puede extraviar uno de un proveedor clave que afecte el funcionamiento normal de la empresa, con lo cual el tema adquiere mayor relevancia.
No obstante, el sólo hecho de tener que realizar el data entry manual de un cierto número de facturas implica innumerables horas de trabajo y cualquier demora afecta los reportes mensuales y a otras áreas de la empresa.
Entendiendo la problemática de esta área es que generamos una solución a su medida que permite optimizar el proceso de recepción y captura de los datos contenidos en las facturas de los proveedores. La automatización de parte de este proceso mediante un software que digitalice los datos, reconociéndolos e ingresándolos al sistema, evitando el data entry manual, ahorra costos y asegura la validez de la información, evitando errores u omisiones manuales. Seguí leyendo
Productividad en Recursos humanos: recibos de sueldo digitales
Siguiendo con el tema de la última edición, sobre la productividad en el área de Recursos Humanos, una tarea que adquirió una trascendencia especial en la cuarentena es la de los recibos de sueldo, con distintas maneras de encarar el proceso.
La cuarentena marcó un antes y un después y el tema recibos de sueldo requería solución inmediata, antes eran fáciles de distribuir en papel y de repente pasó a ser imposible en muchos casos. Se convirtió en una necesidad apremiante el hecho de implementar los recibos de sueldo en su versión digital, con grandes diferencias en las empresas en cuanto a seguridad, rapidez y confiabilidad del proceso elegido con este fin. También debido a la urgencia algunas empresas no llegaron a conocer todas las opciones y fueron descubriendo que el hecho de enviar los recibos simplemente por mail tenía desventajas.
Una implementación bien organizada de los recibos de sueldo digitales tiene en realidad innumerables beneficios, y a su vez necesidades como lograr una forma de confirmación de parte de los empleados respecto a su recepción. Seguí leyendo
Productividad en Recursos humanos: legajos digitalizados
Cada vez más empresas actualizan el área de Recursos humanos con servicios de gestión documental que mejoran los controles, ahorran tiempo y suman accesibilidad.
Uno de los servicios más demandados es la digitalización de legajos y su manejo mediante herramientas modernas como ManageFile, que permite la accesibilidad a la información inmediata desde múltiples usuarios al mismo tiempo que tengan el perfil autorizado. Hoy en día, con el home office como una realidad ineludible es totalmente necesario que el acceso sea remoto pero con ManageFile hay muchas más ventajas.
Un beneficio muy práctico es la posibilidad de generar reportes. Por ejemplo un reporte de todas las declaraciones juradas de domicilio que van a vencer en los próximos tres meses, al contar con distintas variables para incorporar en los reportes, como el tiempo o el tipo de documento, la información se encuentra mucho más rápido, ahorrando valiosas horas de búsqueda. Seguí leyendo
Implementación de Firma Electrónica – Transformación documental
Aunque la cuarentena se esté flexibilizando los hábitos cambiaron y la gente se acostumbró a realizar muchas más actividades desde su casa, con lo cual disponer de esta modalidad es a estas alturas una necesidad en casi todos los rubros. En paralelo, las empresas deben adecuar sus procesos, de manera rápida, a ésta nueva modalidad de procesos onlines y móviles.
A estos efectos, contar con la posibilidad de adquirir servicios totalmente online a partir de la correcta implementación de firma electrónica, se convirtió en una prioridad para muchas organizaciones, entre ellas, Plan Ovalo SAIC.
Con la integración de la solución de Firma Electrónica provista por DOCTEC, los clientes de FORD pueden suscribirse a Plan Óvalo, de forma totalmente online. A lo mencionado anteriormente se suma la presencia en los concesionarios oficiales de la marca, que pueden enviar la suscripción completa a través de e-mail, con el objetivo de que los clientes la firmen sin concurrir al local. Seguí leyendo
Nueva Funcionalidad
Hemos incorporado en ManageFile la funcionalidad de marca de agua.
El objetivo de ésta funcionalidad es incorporar en la visualización de la imagen del documento, un texto configurable. Tiene por objeto incorporar leyendas como por ejemplo “Copia controlada” , “Imagen Digitalizada”. En forma adicional, permite que se visualice el nombre del usuario que está generando el documento, así como la fecha y hora de la generación.
Caso de Éxito – Transformación documental – Cia Financiera
Una importante Compañía Financiera de la ciudad de Rosario, Provincia de Santa Fe, se sumó a la transformación digital con ManageFile.
El equipo del área de operaciones, ahora puede acceder y gestionar en tiempo real, los legajos de sus clientes y de las operaciones financieras, optimizando los tiempos operativos y fundamentalmente, permitiendo acceso descentralizado y seguro a los documentos, fundamental en éstos tiempos de COVID19.
Como valor agregado de la solución implementada, el responsable de la operación tiene acceso a un reporte online sobre la lista de vouchers que se encuentran pendientes de ser digitalizados, respecto a los vouchers generados, de manera de poder asegurarse tener la integridad de la documentación correctamente digitalizada y resguardada.
La implementación y finalización del proyecto se logró en los tiempos previstos, 2 meses, gracias al grupo de trabajo conformado por los profesionales de Document Technologies y del cliente.
Ahorrá costos con APIs / Webservices
En una edición pasada de este newsletter realizamos una introducción al tema de APIs / Webservices, en esta ocasión queremos ahondar en los beneficios específicos que nos brinda este tipo de desarrollo, además de detallar la funcionalidad.
En líneas generales, predomina el ahorro de costos como la gran ventaja, a consecuencia de mejorar la operatoria de la empresa, encontrar más rápido los documentos, darle acceso a los clientes finales o proveedores y automatizar consultas que de otro modo tendrían que ser atendidas por nuestro personal.
Los beneficios inmediatos consisten en simplificar y agilizar procesos para disponibilizar sus documentos (Ej: Estados de Cuenta, Facturas, etc.) a través del Portal Web Corporativo o Dispositivos móviles.
Un detalle más específico de beneficios de APIs / Webservices a continuación:
– Reducción de costos y tiempos de desarrollo de aplicaciones Front End
– Reducción de tiempos y costos operativos
– Menor riesgo operativo por reducción de tareas manuales Seguí leyendo
