Preguntas sobre digitalización de documentos
Con las soluciones avanzadas que hay hoy en día en Transformación digital documental con automatizaciones que resuelven muchas tareas por momentos nos olvidamos de lo más simple: el ABC de la digitalización de documentos.
Aquí tienes una lista de las 7 preguntas más frecuentes que existen sobre la digitalización de documentos:
1-¿Qué es la digitalización de documentos y por qué es importante?
-La digitalización de documentos es convertir documentos físicos en formato digital, permitiendo su almacenamiento y gestión en sistemas electrónicos.
-Es importante porque mejora la accesibilidad, reduce el espacio físico necesario para almacenamiento, facilita la búsqueda y recuperación de información, y aumenta la seguridad y protección de los documentos.
2-¿Qué tipos de documentos se pueden digitalizar?
Seguí leyendoBeneficios de automatizar y digitalizar pago a proveedores
¿Cómo facilitar la gestión de pago a proveedores y tesorería con digitalización y automatización?
¿Y al mismo tiempo asegurarse de que no queden facturas clave sin pagar?
Mejorar este proceso y brindarle más seguridad en cada paso es posible con Doctec Sign.
¿Cómo sería el paso a paso?
Cuando se recibe la factura en la cuenta de email asignada a proveedores, ésta se descarga de manera automática en la plataforma Managefile y queda disponible para que el usuario realice el proceso de ingreso de los datos asociados.
Al disparar el workflow el sistema puede buscar la documentación complementaria que se requiera (ej: orden de compra y/o remito) y el flujo sigue su curso, llegando la notificación a la persona que tiene asignado al siguiente paso. Para ésta etapa es importante que el sistema con el que se interactúa disponga de servicios Web.
Seguí leyendoLogística más eficiente con remitos digitales
¿En tu empresa envían el camión con mercadería al cliente y el remito a veces se pierde?
¿El proceso demora porque luego hay que hacer data entry de todos esos papeles?
Horas y días perdidos de cobranza mientras no tienes los datos de las entregas en el sistema.
Y con el riesgo de que un papel se extravíe y traiga problemas con el cliente o no se pueda cobrar un envío……
Seguí leyendoLa importancia de la digitalización de documentos y su aporte a la eficiencia
¿Ahorrar costos, asegurar la información y facilitar el acceso?
Son sólo algunas de las razones por las cuáles vale la pena la digitalización de documentos e invertir en gestión documental.
Hoy en día es casi un requisito para que una empresa sea competitiva.
En un mundo cada vez más inclinado hacia lo digital, la digitalización de documentos y una gestión documental eficiente se han vuelto fundamentales para las empresas y organizaciones de todos los tamaños.
La transformación digital no solo es una tendencia, sino una necesidad que impulsa la optimización de procesos, la mejora de la accesibilidad y la garantía de seguridad en la gestión de la información.
¿Por qué digitalizar documentos? Seguí leyendo
Pólizas y estados de cuenta más ágiles y con envío automatizado.
Enviar resúmenes de tarjeta, estados de cuenta o facturas impresos por correo es un costo sin sentido hoy en día, la mayoría de las empresas planea pasar todo a digital en el corto plazo.
Algunas ya lo hicieron inclusive pero el documento que se despliega no es amigable para que la gente lo lea o es difícil o costoso de realizar y enviar por mail o inclusive encontrarlo si un cliente consulta por teléfono o whatsapp.
Hoy en día hay tecnologías más ágiles y prácticas como la de ManageFile®, un software de doctec que digitaliza los archivos y genera los estados de cuenta en pdf (o las pólizas), con un formato 100% amigable para que los clientes puedan leerlos sin dificultad. Seguí leyendo
Caso de éxito: Entidades financieras optimizan el proceso de publicación de los estados de cuenta
En un mercado financiero cada vez más competitivo, las entidades financieras se enfrentan al desafío de mejorar la eficiencia operativa y ofrecer una experiencia excepcional a sus clientes.
La necesidad de agilizar la generación y distribución de resúmenes de tarjetas de crédito, estados de cuenta corriente y de caja de ahorro es evidente. A raíz de ésta necesidad surgió la integración de los procesos de las instituciones, con la Plataforma de gestión documental Managefile®, con el objetivo de transformar éste tipo de procesos.
Implementación de la Plataforma de Gestión Documental Managefile®:
Esta solución permite capturar automáticamente los archivos o spool de impresión que contienen los datos de los estados de cuenta y tarjeta de crédito de sus clientes, formatearlos con logos y demás especificaciones según los requisitos del banco, y luego convertirlos en archivos PDF.
Utilizando webservices, estos archivos se publican de manera segura en los sitios de HomeBanking, y también pueden ser accedidos desde aplicaciones móviles y desde terminales de autoconsulta, proporcionando a los clientes un acceso rápido y conveniente a sus estados financieros
Optimización de la distribución: Seguí leyendo
Tips para el Ahorro con Digitalización y Gestión Documental
La digitalización de documentos y la implementación de software de gestión documental no solo modernizan los procesos, sino que también pueden generar significativos ahorros para las empresas.
Aquí te presentamos algunos tips para garantizar un ahorro efectivo:
- Centralización de Documentos: Un primer paso crucial es centralizar todos los documentos relacionados con los empleados y la contabilidad en un sistema de gestión documental.
Esto facilita el acceso rápido y eficiente a la información, eliminando la necesidad de buscar en archivos físicos y reduciendo el tiempo dedicado a tareas administrativas.
- Implementación de Recibos de Sueldo Electrónicos: La transición a recibos de sueldo electrónicos no solo es eco-amigable, sino que también reduce los costos asociados con la impresión y distribución física de documentos.
Además, la seguridad y la integridad de la información se mejoran significativamente al eliminar riesgos asociados con pérdidas o extravíos de documentos en papel. Seguí leyendo
¿Qué aporta el asesoramiento en Trasformación digital documental?
En nuestra diaria jornada de trabajo en Doctec recibimos distintas consultas que requieren asesoramiento tales cómo:
-¿Qué documentos necesito conservar en papel legalmente?
-¿Por dónde me conviene empezar a digitalizar?
-¿Dónde están las oportunidades de ahorro con proyectos de Transformación digital documental?
En base a las dudas que surgen en cada empresa y a la estructura y procesos que la caracterizan hay distintos cursos de acción que pueden ser más efectivos.
En líneas generales hay buenas prácticas en Transformación digital documental que conviene tomar en cuenta. La idea siempre es que digitalizar sea una inversión que rinda frutos, nunca un gasto.
Uno de los temas que genera más consultas es qué documentos se pueden descartar, luego de digitalizarse, ya que esto involucra ahorros de espacio, de envío y más, además de ser mucho más fáciles de encontrar y aumentar la eficiencia.
En Doctec tenemos un servicio especial llamado Racionalización del Archivo Documental.
¿En qué consiste? Seguí leyendo
Firmar contratos mucho más rápido es posible
¿Hay contratos que son particularmente importantes en tu empresa?
¿Definitorios de ventas?
¿Clave en la facturación?
¿Y cuánto tiempo lleva la burocracia de la firma?
Y en todo ese tiempo ¿A veces se pierden clientes?
¿Complican los resultados mensuales? ¿No llegás a los objetivos del mes por las demoras en los contratos?
Ese tipo de situaciones eran muy habituales en la década pasada pero hoy en día cada vez más infrecuentes.
Porque la tecnología puede ayudar y mucho!
Hoy en día hay una plataforma de firma digital y electrónica que resuelve todo: DocTec Sign. Seguí leyendo
Claves de los recibos de sueldo digitales
Los recibos de sueldo digitales son una solución muy eficiente y que ayuda a ahorrar costos.
¿Qué beneficios traen?
¿Qué tipo de empresas suelen tener más interés?
En cuanto a beneficios podríamos dividirlos en ahorros monetarios y en una mejora de la eficiencia.
Los ahorros son múltiples: gastamos menos en papel y en la logística de entrega. Ni hablar de las multas del Ministerio de Trabajo que podremos evitar en el caso de no contar con los recibos firmados por el personal.
