Productividad en Proveedores: Captura de datos de facturas

El área de Atención a Proveedores suele tener una carga de trabajo manual importante, en especial en las grandes empresas que manejan muchos proveedores diferentes. La productividad puede disminuir en épocas en que se reciben muchas facturas como diciembre, aunque el caudal habitual sea igualmente significativo. A veces entre tantos comprobantes que hay que cargar en el sistema se puede extraviar uno de un proveedor clave que afecte el funcionamiento normal de la empresa, con lo cual el tema adquiere mayor relevancia.

No obstante, el sólo hecho de tener que realizar el data entry manual de un cierto número de facturas implica innumerables horas de trabajo y cualquier demora afecta los reportes mensuales y a otras áreas de la empresa.

Entendiendo la problemática de esta área es que generamos una solución a su medida que permite optimizar el proceso de recepción y captura de los datos contenidos en las facturas de los proveedores. La automatización de parte de este proceso mediante un software que digitalice los datos, reconociéndolos e ingresándolos al sistema, evitando el data entry manual, ahorra costos y asegura la validez de la información, evitando errores u omisiones manuales. Seguí leyendo

Productividad en Recursos humanos: recibos de sueldo digitales

Siguiendo con el tema de la última edición, sobre la productividad en el área de Recursos Humanos, una tarea que adquirió una trascendencia especial en la cuarentena es la de los recibos de sueldo, con distintas maneras de encarar el proceso.

La cuarentena marcó un antes y un después y el tema recibos de sueldo requería solución inmediata, antes eran fáciles de distribuir en papel y de repente pasó a ser imposible en muchos casos. Se convirtió en una necesidad apremiante el hecho de implementar los recibos de sueldo en su versión digital, con grandes diferencias en las empresas en cuanto a seguridad, rapidez y confiabilidad del proceso elegido con este fin. También debido a la urgencia algunas empresas no llegaron a conocer todas las opciones y fueron descubriendo que el hecho de enviar los recibos simplemente por mail tenía desventajas.

Una implementación bien organizada de los recibos de sueldo digitales tiene en realidad innumerables beneficios,  y a su vez necesidades como lograr una forma de confirmación de parte de los empleados respecto a su recepción. Seguí leyendo

Productividad en Recursos humanos: legajos digitalizados

Cada vez más empresas actualizan el área de Recursos humanos con servicios de gestión documental que mejoran los controles, ahorran tiempo y suman accesibilidad.

Uno de los servicios más demandados es la digitalización de legajos y su manejo mediante herramientas modernas como ManageFile, que permite la accesibilidad a la información inmediata desde múltiples usuarios al mismo tiempo que tengan el perfil autorizado. Hoy en día, con el home office como una realidad ineludible es totalmente necesario que el acceso sea remoto pero con ManageFile hay muchas más ventajas.

Un beneficio muy práctico es la posibilidad de generar reportes. Por ejemplo un reporte de todas las declaraciones juradas de domicilio que van a vencer en los próximos tres meses, al contar con distintas variables para incorporar en los reportes, como el tiempo o el tipo de documento, la información se encuentra mucho más rápido, ahorrando valiosas horas de búsqueda. Seguí leyendo

Implementación de Firma Electrónica – Transformación documental

Aunque la cuarentena se esté flexibilizando los hábitos cambiaron y la gente se acostumbró a realizar muchas más actividades desde su casa, con lo cual disponer de esta modalidad es a estas alturas una necesidad en casi todos los rubros. En paralelo, las empresas deben adecuar sus procesos, de manera rápida, a ésta nueva modalidad de procesos onlines y móviles.

A estos efectos, contar con la posibilidad de adquirir servicios totalmente online a partir de la correcta implementación de firma electrónica, se convirtió en una prioridad para muchas organizaciones, entre ellas, Plan Ovalo SAIC.

Con la integración de la solución de Firma Electrónica provista por DOCTEC, los clientes de FORD pueden suscribirse a Plan Óvalo, de forma totalmente online. A lo mencionado anteriormente se suma la presencia en los concesionarios oficiales de la marca, que pueden enviar la suscripción completa a través de e-mail, con el objetivo de que los clientes la firmen sin concurrir al local. Seguí leyendo

Nueva Funcionalidad

Hemos incorporado en ManageFile la funcionalidad de marca de agua.

El objetivo de ésta funcionalidad es incorporar en la visualización de la imagen del documento, un texto configurable. Tiene por objeto incorporar leyendas como por ejemplo “Copia controlada” , “Imagen Digitalizada”. En forma adicional, permite que se visualice el nombre del usuario que está generando el documento, así como la fecha y hora de la generación.

Caso de Éxito – Transformación documental – Cia Financiera

Una importante Compañía Financiera de la ciudad de Rosario, Provincia de Santa Fe, se sumó a la transformación digital con ManageFile.

El equipo del área de operaciones, ahora puede acceder y gestionar en tiempo real, los legajos de sus clientes y de las operaciones financieras, optimizando los tiempos operativos y fundamentalmente, permitiendo acceso descentralizado y seguro a los documentos, fundamental en éstos tiempos de COVID19.

Como valor agregado de la solución implementada, el responsable de la operación tiene acceso a un reporte online sobre la lista de vouchers que se encuentran pendientes de ser digitalizados, respecto a los vouchers generados, de manera de poder asegurarse tener la integridad de la documentación correctamente digitalizada y resguardada.

La implementación y finalización del proyecto se logró en los tiempos previstos, 2 meses, gracias al grupo de trabajo conformado por los profesionales de Document Technologies y del cliente.

Ahorrá costos con APIs / Webservices

En una edición pasada de este newsletter realizamos una introducción al tema de APIs / Webservices, en esta ocasión queremos ahondar en los beneficios específicos que nos brinda este tipo de desarrollo, además de detallar la funcionalidad.
En líneas generales, predomina el ahorro de costos como la gran ventaja, a consecuencia de mejorar la operatoria de la empresa, encontrar más rápido los documentos, darle acceso a los clientes finales o proveedores y automatizar consultas que de otro modo tendrían que ser atendidas por nuestro personal.
Los beneficios inmediatos consisten en simplificar y agilizar procesos para disponibilizar sus documentos (Ej: Estados de Cuenta, Facturas, etc.) a través del Portal Web Corporativo o Dispositivos móviles.
Un detalle más específico de beneficios de APIs / Webservices a continuación:
– Reducción de costos y tiempos de desarrollo de aplicaciones Front End
– Reducción de tiempos y costos operativos
– Menor riesgo operativo por reducción de tareas manuales Seguí leyendo

Nuevos servicios para tu empresa

La novedad que tenemos para contarte en esta ocasión es que a la amplia gama de servicios que brinda Doctec a sus clientes estamos incorporando dos nuevos: contact center y guarda documental.

El servicio de Contact center incluye la tercerización de actividades que requieran el uso intensivo del teléfono, como atención al cliente y venta telefónica.

Las principales especialidades dentro de este servicio son las de Telemarketing y venta telefónica (con telemarketers que dan a conocer los productos y servicios de su empresa, muy rentable en algunos sectores), gestión de cobranzas (profesionales en esta materia que se dedican al recupero de deudas para incrementar el cobro de morosos) y atención al cliente (garantiza que todo este proceso quede asentado en el sistema, con la derivación al área que corresponde).

Los servicios mencionados son muy útiles en varios sectores de la economía, especialmente en salud y medicina, bancos y entidades financieras, comercios y pymes (incluyendo comercio electrónico), logística y transporte. Seguí leyendo

¿Para qué sirve un gestor documental?

La Transformación Digital es una realidad y uno de sus protagonistas es el gestor documental, una pieza necesaria en este camino. Podríamos empezar entonces por definir qué es un gestor documental. Se trata de una plataforma web que permite gestionar desde un único espacio digital el almacenamiento y resguardo de la documentación de la empresa, y su disponibilidad de acceso desde múltiples usuarios y plataformas, con el fin de buscar, consultar, editar y/o exportar documentos.

En tiempos de Home office masivo la facilidad de acceso a los documentos por parte de todos los usuarios habilitados a la vez desde sus espacios de trabajo, con el único requisito de una conexión a internet, es una de las principales ventajas. También la seguridad en la guarda de documentos confidenciales e importantes para el negocio, sin riesgo de extravío. Con acceso inmediato, ya que la clasificación, automática en muchos casos, asegura encontrar lo necesario sin pérdidas de tiempo en búsquedas.

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Más eficiencia con APIs / Webservices

En distintas instituciones y empresas hace falta intercambio de documentación con el cliente. Los ejemplos son numerosos, y en momentos en los cuales la Transformación digital se convirtió en una necesidad servicios APIs/ WebServices lo facilitan.

Una actualización de poderes, por ejemplo hoy no se puede realizar en sucursal, aún sin la cuarentena realizar este proceso en una sucursal lleva tiempo y personal de atención al cliente, el ahorro se genera cuando la solicitud de documentación es online.  El cliente debe subir los documentos a una plataforma y luego deben almacenarse directamente en su legajo, para que sea inmediata su localización cuando la gente de la empresa necesite verificarlos.

El hecho de facilitar a los clientes finales sus operaciones también posiciona a una empresa a la vanguardia, colabora en ser recomendada e incrementar sus ventas a partir de brindar mejores servicios.

Los Servicios de APIs / Webservices comprenden funciones para Seguí leyendo