Menos carga manual, más control
Captura inteligente de datos: facturas y mucho más
Las empresas reciben documentos todos los días: facturas, remitos, comprobantes de combustible, extractos bancarios, constancias y documentación de contratistas, entre otros.
La carga de los datos de estos documentos en los sistemas suele hacerse manualmente y demanda tiempo de una persona o en muchas ocasiones de todo un equipo.
En los últimos años, uno de los principales objetivos de la captura de datos fue reducir la carga manual de facturas.
Hoy, la evolución de las herramientas de reconocimiento y procesamiento documental permite ampliar ese alcance a otros comprobantes y documentos, e incorporar controles según las necesidades de cada proceso.
¿Qué documentos se pueden procesar?
Facturas de proveedores: datos del proveedor, CUIT, detalle de ítems, importes, IVA y vencimientos.
Remitos: datos de la entrega y conformidad del destinatario, cuando corresponda, para facilitar el control y el cruce con la orden de compra, por ejemplo.
Comprobantes de combustible: extracción de los datos del consumo para facilitar su registro y control.
Extractos y comprobantes bancarios: información ordenada para agilizar las conciliaciones.
Constancias de ingreso y documentación de contratistas: captura de datos y control de vencimientos y faltantes de la documentación necesaria para el ingreso y la operación en plantas, sedes y otras instalaciones.
De la captura al proceso
La captura inteligente combina reconocimiento documental, extracción de datos y reglas de negocio. El proceso permite:
✔️ Identificar el tipo de documento y extraer la información relevante.
✔️ Aplicar controles para detectar inconsistencias o duplicados, según las reglas definidas.
✔️ Presentar la información al personal responsable para su revisión y conformidad definitiva.
✔️ Integrar los datos con el sistema administrativo mediante APIs y servicios web, de acuerdo con las posibilidades del sistema de destino.
¿Qué cambia en el día a día?
Se reduce la carga manual y el riesgo de errores de tipeo, se agiliza la disponibilidad de la información y se facilita la identificación del documento de origen de cada dato. Los equipos pueden dedicar más tiempo a controlar y analizar, con procesos de calidad y seguridad de la información respaldados por las certificaciones ISO 9001 e ISO/IEC 27001 de Doctec.
La solución puede acompañar a las áreas de Administración, Finanzas, Compras, Logística y Seguridad que reciben un volumen constante de documentación. El alcance se define según los documentos, los datos y los controles que necesita cada empresa.
Contanos qué documentos recibe tu empresa. Un especialista de Doctec te ayudará a identificar qué datos y tareas se pueden automatizar.