¿Cómo priorizar la seguridad en la gestión documental?
La seguridad de la información es de suma importancia para la gestión de documentos en 2021.
Esto no es una novedad, siempre ha sido relevante cuidar la seguridad de los datos que se comparten con empleados, clientes o socios, pero desde que se inició la pandemia es fundamental ya que en muchas ocasiones constituye la única manera de acceder a verlos, al no contar con el acceso a los archivos físicos.
Por otro lado, al haber multiplicidad de usuarios accediendo a los documentos el riesgo de que eliminen alguno por error es muy alto.
Si te interesa mejorar el trabajo online en tu empresa para poder ofrecer comodidad y seguridad a tu equipo, leer este artículo te será de gran utilidad.
La importancia de cuidar los archivos radica en que pueden comprometer información fiscal, legal, contratos y otros documentos corre para la compañía. Ante auditorías hay documentos muy necesarios, esto ocurre también en la gestión diaria del home office. Seguí leyendo
Generá un home office más organizado y seguro
Hace más de un año de la primera cuarentena, cuando repentinamente tuvimos que trabajar desde casa y se hizo todo lo posible de manera a veces improvisada porque funcione. Nos acomodamos con mails, almacenando los documentos en dropbox/GoogleDrive o carpetas compartidas de Windows y otras formas de resolver una situación intempestiva e imprevisible.
Con el correr del tiempo empezamos a ver que estas soluciones no eran suficiente, porque los archivos podían borrarse, moverse de lugar, o ser almacenados en carpetas incorrectas. También es es complicado compartir una parte con unos y otra parte con otros, incluir a terceros como proveedores o clientes es mucho más difícil e inseguro y todos tienen criterios distintos para organizar sus documentos de manera virtual. Seguí leyendo
¿Para qué sirve un gestor documental?
La Transformación Digital es una realidad y uno de sus protagonistas es el gestor documental, una pieza necesaria en este camino. Podríamos empezar entonces por definir qué es un gestor documental. Se trata de una plataforma web que permite gestionar desde un único espacio digital el almacenamiento y resguardo de la documentación de la empresa, y su disponibilidad de acceso desde múltiples usuarios y plataformas, con el fin de buscar, consultar, editar y/o exportar documentos.
En tiempos de Home office masivo la facilidad de acceso a los documentos por parte de todos los usuarios habilitados a la vez desde sus espacios de trabajo, con el único requisito de una conexión a internet, es una de las principales ventajas. También la seguridad en la guarda de documentos confidenciales e importantes para el negocio, sin riesgo de extravío. Con acceso inmediato, ya que la clasificación, automática en muchos casos, asegura encontrar lo necesario sin pérdidas de tiempo en búsquedas.
Solución especial para Home office
La realidad nos desafía en estos tiempos de crisis sanitaria, pero el trabajo sigue y las empresas tienen que atravesar las situaciones con la mira puesta en resguardar los resultados. En esta instancia, no disponer de ciertos documentos puede paralizar nuestra actividad, estar preparado es la diferencia y el valor que podés aportar para que tu organización supere exitosamente este momento de cambios profundos e incertidumbres.
En DocTec contamos con servicios que pueden ayudar, por ejemplo, la posibilidad de enviarnos tus documentos en papel y en digital para que los procesemos en nuestro Centro de Digitalización y que rápidamente queden disponibles en nuestro gestor documental ManageFile®. Seguí leyendo
