Pólizas y estados de cuenta más ágiles y con envío automatizado.
Enviar resúmenes de tarjeta, estados de cuenta o facturas impresos por correo es un costo sin sentido hoy en día, la mayoría de las empresas planea pasar todo a digital en el corto plazo.
Algunas ya lo hicieron inclusive pero el documento que se despliega no es amigable para que la gente lo lea o es difícil o costoso de realizar y enviar por mail o inclusive encontrarlo si un cliente consulta por teléfono o whatsapp.
Hoy en día hay tecnologías más ágiles y prácticas como la de ManageFile®, un software de doctec que digitaliza los archivos y genera los estados de cuenta en pdf (o las pólizas), con un formato 100% amigable para que los clientes puedan leerlos sin dificultad. Seguí leyendo
Caso de éxito: Entidades financieras optimizan el proceso de publicación de los estados de cuenta
En un mercado financiero cada vez más competitivo, las entidades financieras se enfrentan al desafío de mejorar la eficiencia operativa y ofrecer una experiencia excepcional a sus clientes.
La necesidad de agilizar la generación y distribución de resúmenes de tarjetas de crédito, estados de cuenta corriente y de caja de ahorro es evidente. A raíz de ésta necesidad surgió la integración de los procesos de las instituciones, con la Plataforma de gestión documental Managefile®, con el objetivo de transformar éste tipo de procesos.
Implementación de la Plataforma de Gestión Documental Managefile®:
Esta solución permite capturar automáticamente los archivos o spool de impresión que contienen los datos de los estados de cuenta y tarjeta de crédito de sus clientes, formatearlos con logos y demás especificaciones según los requisitos del banco, y luego convertirlos en archivos PDF.
Utilizando webservices, estos archivos se publican de manera segura en los sitios de HomeBanking, y también pueden ser accedidos desde aplicaciones móviles y desde terminales de autoconsulta, proporcionando a los clientes un acceso rápido y conveniente a sus estados financieros
Optimización de la distribución: Seguí leyendo
Simplificando el proceso de las facturas en la empresa
En doctec sabemos que se pierde mucha productividad en las empresas en tareas repetitivas, por ejemplo cargar las facturas al sistema y contestar llamados de proveedores.
¿Pero cuántos pasos tiene el proceso de carga y aprobación de facturas completo? ¿Cuán interesante te parece la posibilidad de simplificarlo al máximo y con el plus de que los proveedores hagan gran parte del trabajo y puedan chequear on line el estado de cada factura en vez de llamarte para preguntar?
Con las últimas incorporaciones que realizamos a la plataforma frontend todo eso es posible, incluyendo que las facturas las cargue el proveedor.
Viendo el tema a fondo, es mucho más que ingresar la factura, normalmente hay otras tareas involucradas. Si la factura llega por mail hay que abrir el mail, descargar el archivo, ordenarlo en su carpeta correspondiente, abrirlo, buscar y cargar no sólo lo básico como el valor sino también los datos asociados como cuit, número de orden de compra, fecha, posición ante ingresos brutos, IVA, ganancias, etc.
Luego viene la parte de aprobación de las facturas, que puede tener varias personas involucradas y ser difícil de seguir en digital si no está bien organizado. Y si se demora los proveedores empiezan a llamar para preguntar y ocupan mucho tiempo a los empleados de la empresa.
El mismo proceso con las últimas funcionalidades de la plataforma frontend de ManageFile® es muy distinto:
Le decís a tus proveedores que ya no tienen que enviar más las facturas por mail, sino subirlas al sistema con una clave especial. El sistema le pide que cargue el resto de los datos involucrados. Seguí leyendo
Nuevo Portal Web para proveedores y clientes
Nuestro gestor documental, ManageFile®, es un software que tiene en gran medida como destinatarios a los distintos usuarios internos de una empresa, es una aplicación backoffice.
Debido a la nueva modalidad de trabajo remoto, se generó una necesidad en las empresas, de disponibilizar la documentación almacenada en ManageFile®, a sus clientes y proveedores.
Por este motivo desarrollamos un nuevo módulo, denominado ManageFile® Front End, el cual es un portal para que un usuario externo de la empresa (cliente final o proveedor) pueda consultar de manera simple y segura, los documentos que la empresa quiera poner a su disposición, como ser estados de cuentas de clientes, o constancias de retenciones impositivas. En una segunda instancia también va a ser posible que el cliente o el proveedor suba documentos y en una tercera incluso va a poder firmar de manera electrónica el documento subido. Seguí leyendo
Soluciones para Recursos humanos vía WhatsApp
El área de Recursos humanos suele tener mucho trabajo administrativo, difícil de organizar y muy demandante de tiempo. Para liberar a tu personal de tareas repetitivas que no suman contamos con soluciones específicas a la medida de sus necesidades.
¿Documentos como justificativos de ausencia médicos se pierden?
¿Siempre te piden el envío de los mismos documentos? ¿No sería ideal que los empleados pudieran encontrar todo lo que necesitan sin consultar a Recursos humanos?
Hay una manera mucho más práctica de solucionar este tipo de temas, sin necesidad de contratar más empleados y resolviendo más problemas y tareas administrativas: utilizando la plataforma WhatsApp integrada con workflows. Seguí leyendo
Resolvé consultas de clientes por Whatsapp reduciendo costos de Contact Center
Hoy en día, con la inflación y los costos en alza, es más importante que nunca automatizar las tareas repetitivas para poder liberar al personal y que pueda abocarse a las tareas clave y también reducir los costos de los Contact Center.
Optimizar los costos de atención al cliente es una prioridad para muchas empresas, dado que si el tema no se maneja bien se pueden perder clientes y por consiguiente, ventas.
Pensando en un ahorro que permita sostener una atención al cliente de calidad una opción a considerar es un formato de call center inteligente en digital. Para implementarlo utilizamos la plataforma Whatsapp integrada con workflows. Los procesos más simples se pueden automatizar totalmente y los más complejos pueden derivarse a un operador humano.
De este modo se brinda una solución rápida para lograr un cliente satisfecho a un costo acotado para la empresa.
Por otro lado, una gran ventaja es que se trata de una solución Intuitiva, ágil y fácil de usar. En definitiva, cualquier persona sabe cómo utilizar WhatsApp, no hay nada más amigable que los sistemas más conocidos y en eso nadie le gana a Whatsapp. Seguí leyendo
¿Qué es la arquitectura de integraciones?
La arquitectura de integraciones es una representación de la manera en la cual la Trasformación digital documental puede ayudar a tu empresa a interactuar con el cliente final, los proveedores y empleados para entender mejor el tema visualmente. En esencia muestra que hay tres canales principales: integrarnos con el front end de sistemas del cliente, el FrontEnd de ManageFile® y el WhatsApp bot de ManageFile®.
Yendo más al detalle, en la primera opción el cliente ya tiene un portal con el cual se comunica e intercambia información con sus proveedores o clientes, entonces nosotros le sumamos que también pueda intercambiar documentos, para unificar y facilitar todo el proceso a través del mismo canal. Seguí leyendo
¿Cómo priorizar la seguridad en la gestión documental?
La seguridad de la información es de suma importancia para la gestión de documentos en 2021.
Esto no es una novedad, siempre ha sido relevante cuidar la seguridad de los datos que se comparten con empleados, clientes o socios, pero desde que se inició la pandemia es fundamental ya que en muchas ocasiones constituye la única manera de acceder a verlos, al no contar con el acceso a los archivos físicos.
Por otro lado, al haber multiplicidad de usuarios accediendo a los documentos el riesgo de que eliminen alguno por error es muy alto.
Si te interesa mejorar el trabajo online en tu empresa para poder ofrecer comodidad y seguridad a tu equipo, leer este artículo te será de gran utilidad.
La importancia de cuidar los archivos radica en que pueden comprometer información fiscal, legal, contratos y otros documentos corre para la compañía. Ante auditorías hay documentos muy necesarios, esto ocurre también en la gestión diaria del home office. Seguí leyendo
Nueva Funcionalidad
Hemos incorporado en ManageFile la funcionalidad de marca de agua.
El objetivo de ésta funcionalidad es incorporar en la visualización de la imagen del documento, un texto configurable. Tiene por objeto incorporar leyendas como por ejemplo “Copia controlada” , “Imagen Digitalizada”. En forma adicional, permite que se visualice el nombre del usuario que está generando el documento, así como la fecha y hora de la generación.
¿Para qué sirve un gestor documental?
La Transformación Digital es una realidad y uno de sus protagonistas es el gestor documental, una pieza necesaria en este camino. Podríamos empezar entonces por definir qué es un gestor documental. Se trata de una plataforma web que permite gestionar desde un único espacio digital el almacenamiento y resguardo de la documentación de la empresa, y su disponibilidad de acceso desde múltiples usuarios y plataformas, con el fin de buscar, consultar, editar y/o exportar documentos.
En tiempos de Home office masivo la facilidad de acceso a los documentos por parte de todos los usuarios habilitados a la vez desde sus espacios de trabajo, con el único requisito de una conexión a internet, es una de las principales ventajas. También la seguridad en la guarda de documentos confidenciales e importantes para el negocio, sin riesgo de extravío. Con acceso inmediato, ya que la clasificación, automática en muchos casos, asegura encontrar lo necesario sin pérdidas de tiempo en búsquedas.
