Simplificando el proceso de las facturas en la empresa
En doctec sabemos que se pierde mucha productividad en las empresas en tareas repetitivas, por ejemplo cargar las facturas al sistema y contestar llamados de proveedores.
¿Pero cuántos pasos tiene el proceso de carga y aprobación de facturas completo? ¿Cuán interesante te parece la posibilidad de simplificarlo al máximo y con el plus de que los proveedores hagan gran parte del trabajo y puedan chequear on line el estado de cada factura en vez de llamarte para preguntar?
Con las últimas incorporaciones que realizamos a la plataforma frontend todo eso es posible, incluyendo que las facturas las cargue el proveedor.
Viendo el tema a fondo, es mucho más que ingresar la factura, normalmente hay otras tareas involucradas. Si la factura llega por mail hay que abrir el mail, descargar el archivo, ordenarlo en su carpeta correspondiente, abrirlo, buscar y cargar no sólo lo básico como el valor sino también los datos asociados como cuit, número de orden de compra, fecha, posición ante ingresos brutos, IVA, ganancias, etc.
Luego viene la parte de aprobación de las facturas, que puede tener varias personas involucradas y ser difícil de seguir en digital si no está bien organizado. Y si se demora los proveedores empiezan a llamar para preguntar y ocupan mucho tiempo a los empleados de la empresa.
El mismo proceso con las últimas funcionalidades de la plataforma frontend de ManageFile® es muy distinto:
Le decís a tus proveedores que ya no tienen que enviar más las facturas por mail, sino subirlas al sistema con una clave especial. El sistema le pide que cargue el resto de los datos involucrados. Seguí leyendo
Digitalización de documentos a gran escala: cada vez más necesario
El proceso de digitalización de documentos define convertir documentos físicos como papeles y libros a un formato digital. Hay empresas que tienen un archivo en papel considerable y el mismo les ocupa mucho espacio, además de ser poco práctico ya que es complejo encontrar lo que se busca, que los documentos no se pierdan y que quien los retira los devuelva al mismo lugar.
La digitalización de documentos a gran escala puede demorar menos de lo que imaginamos y resultar una gran ventaja una vez realizada, con toda la información accesible y cada tipo de documento se puede autorizar para su apertura a un determinado perfil de usuario, con lo cual la seguridad se incrementa.
Algunos profesionales como contadores o abogados tienen cantidades muy grandes de papel, lo que supone serios problemas ante una consulta de un cliente, la demora en la búsqueda suele ser problemática y ni hablar del home office, que se vuelve muy difícil. Lo mismo pasa con frecuencia en las empresas y el hecho de digitalizar estos documentos permite luego una mejor organización y una respuesta mucho más rápida, además de evitar pérdidas de tiempo en búsquedas interminables.
¿Cómo superar el desafío en Transformación digital documental?
Lograr los tres pasos esenciales del desafío en Transformación digital documental es necesario hoy en día para mejorar la experiencia del cliente, brindar un servicio más eficiente y lograr ingresos crecientes.
La transformación digital documental se aceleró de manera exponencial en el home office y ya las empresas la necesitan imperiosamente para ser competitivas, tanto a nivel costo como en el servicio que brindan a sus clientes y empleados.
Algunas instancias que hace falta conocer hoy en día para entender cómo repercute en cada área y dónde se están logrando los mejores resultados:
-Servicio al cliente: brindar respuestas rápidas por Whatsapp permite tener clientes más satisfechos y al mismo tiempo reducir el costo y el tiempo de respuesta, requiriendo menos atención humana. Posibilita funciones especiales como descargar facturas y otros documentos de manera automática por Whatsapp. Seguí leyendo
Resultados más confiables automatizando el data entry
En el siglo XXI y con la Transformación digital documental avanzando a pasos agigantados el hecho de que todavía se carguen a mano centenares de datos es llamativo, parece que debería haber una solución más eficiente y económica al improductivo data entry tapado de papeles.
La buena noticia es que esa solución existe y se llama sistema OCR de Captura de datos de facturas. Si sentís que estás desperdiciando los recursos de la empresa y el valioso tiempo de los empleados con una tarea como el data entry, tan repetitiva y demandante de horas, este artículo es para vos. Por otro lado, si solés encontrarte problemas derivados del data entry, como por ejemplo que los datos ingresados no sean confiables, que los resultados mensuales de la empresa deban revisarse varias veces y no siempre dén bien y parezcan no coincidir con datos parciales que tenías previamente, este artículo también te va a resultar particularmente útil. Seguí leyendo
Nuevo Portal Web para proveedores y clientes
Nuestro gestor documental, ManageFile®, es un software que tiene en gran medida como destinatarios a los distintos usuarios internos de una empresa, es una aplicación backoffice.
Debido a la nueva modalidad de trabajo remoto, se generó una necesidad en las empresas, de disponibilizar la documentación almacenada en ManageFile®, a sus clientes y proveedores.
Por este motivo desarrollamos un nuevo módulo, denominado ManageFile® Front End, el cual es un portal para que un usuario externo de la empresa (cliente final o proveedor) pueda consultar de manera simple y segura, los documentos que la empresa quiera poner a su disposición, como ser estados de cuentas de clientes, o constancias de retenciones impositivas. En una segunda instancia también va a ser posible que el cliente o el proveedor suba documentos y en una tercera incluso va a poder firmar de manera electrónica el documento subido. Seguí leyendo
Enero: Productividad en cobranzas ¿Cómo mejorar la gestión de los remitos?
Si hablamos de la posibilidad de reducir los tiempos de cobranza posiblemente los directivos de muchas empresas seguirían leyendo, ya que es un tema clave para las finanzas de la empresa.
Por mucho que vendamos si las cobranzas no acompañan en tiempo y forma la empresa puede entrar en terreno peligroso. Inclusive un presupuesto de ventas más ambicioso y mejoras en el área comercial, si no van de la mano de un cuidado proceso de cobranzas, puede ser contraproducente, generando problemas de caja, obligando a tomar costosos préstamos, etc.
Y la cobranza en empresas de producto tiene mucho que ver con los remitos, siendo determinante en los ingresos de una empresa.
Una oportunidad de mejorar los tiempos de cobranzas y reducir costos está dada por detectar los remitos que no cumplen los requerimientos a tiempo. Seguí leyendo
Beneficios de la digitalización de documentos
La gestión de los documentos físicos en la oficina siempre fue un dolor de cabeza, desde la gestión del espacio que ocupan hasta los extravíos y el costo que representan. Si bien la pandemia nos obligó a trabajar con documentos digitales, siguen existiendo documentos físicos que requieren ser procesados para simplificar su acceso por los usuarios que están trabajando de manera remota.
La digitalización de documentos tiene infinitas ventajas en comparación con los documentos en papel empezando por los costos y ahorros que supone, la seguridad, la posibilidad de brindar respuestas rápidas a auditorías y sobre todo el espacio que de repente queda liberado para fines mucho más productivos que sólo almacenar.
Verdaderamente la productividad es un gran motivo que impulsa la digitalización de documentos en sus múltiples variantes. Cuando hablamos de variantes lo básico es tener en cuenta que es un servicio fácil de tercerizar, ya sea en las oficinas de las empresas o en proveedores especializados como Doctec, contamos con todo el equipamiento y el personal necesarios para brindar total eficiencia y seguridad, cualquiera sea el espacio elegido para la digitalización de documentos. Seguí leyendo
¿Sabés cuánto podés ahorrar con la Transformación digital?
Mucho se ha hablado de Transformación digital, sus avances y perspectivas pero en la realidad actual de nuestro país y en un período del año en el que muchas empresas están realizando sus presupuestos para el año próximo más de un directivo busca algún proyecto que le permita mostrar innovación y ahorro en su sector.
En este sentido la Transformación digital documental tiene mucho para ofrecer y de la manera más concreta y cuantificable inclusive. Doctec se especializa en gestión documental y digitalización, con opciones de automatización de procesos que generan ahorros.
Algunas empresas nos consultan sobre proyectos puntuales que involucran a distintas áreas, dado que el alcance es muy amplio, pero también hay otras que quieren obtener una visión global del tema y su potencial.
En este último caso brindamos el servicio de consultoría que incluye temas como los siguientes:
-Asesoramiento sobre Transformación digital aplicada a procesos documentales: Seguí leyendo
Soluciones para Recursos humanos vía WhatsApp
El área de Recursos humanos suele tener mucho trabajo administrativo, difícil de organizar y muy demandante de tiempo. Para liberar a tu personal de tareas repetitivas que no suman contamos con soluciones específicas a la medida de sus necesidades.
¿Documentos como justificativos de ausencia médicos se pierden?
¿Siempre te piden el envío de los mismos documentos? ¿No sería ideal que los empleados pudieran encontrar todo lo que necesitan sin consultar a Recursos humanos?
Hay una manera mucho más práctica de solucionar este tipo de temas, sin necesidad de contratar más empleados y resolviendo más problemas y tareas administrativas: utilizando la plataforma WhatsApp integrada con workflows. Seguí leyendo
Resolvé consultas de clientes por Whatsapp reduciendo costos de Contact Center
Hoy en día, con la inflación y los costos en alza, es más importante que nunca automatizar las tareas repetitivas para poder liberar al personal y que pueda abocarse a las tareas clave y también reducir los costos de los Contact Center.
Optimizar los costos de atención al cliente es una prioridad para muchas empresas, dado que si el tema no se maneja bien se pueden perder clientes y por consiguiente, ventas.
Pensando en un ahorro que permita sostener una atención al cliente de calidad una opción a considerar es un formato de call center inteligente en digital. Para implementarlo utilizamos la plataforma Whatsapp integrada con workflows. Los procesos más simples se pueden automatizar totalmente y los más complejos pueden derivarse a un operador humano.
De este modo se brinda una solución rápida para lograr un cliente satisfecho a un costo acotado para la empresa.
Por otro lado, una gran ventaja es que se trata de una solución Intuitiva, ágil y fácil de usar. En definitiva, cualquier persona sabe cómo utilizar WhatsApp, no hay nada más amigable que los sistemas más conocidos y en eso nadie le gana a Whatsapp. Seguí leyendo
